See 4-sammuline meeskonnatöö parandamise mudel viib su meeskonna tippvormi

Kas teadsid, et enamik meeskonnatöö probleeme tuleneb just kehvast kommunikatsioonist ja vähesest vastastikusest usaldusest? Kuidas tagada, et sinu tiim toimiks sujuvalt ja tulemuslikult?

Juhtimises on suur väljakutse luua keskkond, kus meeskonnaliikmed saavad omavahel avameelselt suhelda ja usaldada üksteist piisavalt, et koos keeruliste probleemidega toime tulla. Liiga tihti näeme olukordi, kus meeskonnad töötavad justkui eri “saartel” – inimesed väldivad keeruliste teemade arutamist või pole piisavalt selgeid kokkuleppeid.

Siin aitab juhti tõhus 4-sammuline koostöömudel, mis aitab sellised kitsaskohad ületada ja luua dünaamilise, tulemusliku tiimi.

Juhtimise väljakutse: meeskonnatöö probleemid ja nende tagajärjed

Meeskonnatööle tuginevad organisatsioonid sageli alahindavad, kui tähtis on selge ja avatud suhtlus. Siin on kolm levinumat probleemi, millega juhid sageli silmitsi seisavad:

1. Usaldamatus ja pinged tiimis: Oled kindlasti kogenud olukorda, kus meeskonnaliikmed ei jaga oma muresid ega häid ideid, kuna kardavad negatiivset tagasisidet või konflikti. See loob meeskonnas pingelise õhkkonna, mis pärsib loovust ja probleemide lahendamist.
2. Ebaselged kokkulepped ja eesmärgid: Kui meeskonnas pole kindlaid kokkuleppeid ja reegleid, siis kipuvad asjad hajuma. Näiteks ei tea inimesed alati, kelle vastutusel on teatud ülesanded, või kuidas käituda keerulistes olukordades. Selline selguse puudumine viib arusaamatuste ja täitmata ootusteni.
3. Tagasiside puudumine: Ilma korrapärase tagasisideta on raske meeskonnaliikmeid motiveerida või suunata. Kui puudub süsteemne tagasiside andmine ja saamine, hakkavad väikesed probleemid kasvama suureks – ja ühel hetkel võib tiimi töö efektiivsus olla tõsiselt ohus.

Kuidas siis neid probleeme lahendada? Siin on praktiline ja tõhus 4-sammuline meeskonnatöö mudel, mida oleme paljudes meeskondades rakendanud, ja mis aitab neid kitsaskohti ületada.

Lahendus: 4-sammuline koostöömudel

1. Avatus ja turvalisus
2. Tõhusa meeskonnatöö alus on turvaline keskkond, kus iga tiimiliige tunneb end mugavalt ja saab olla avameelne. Selle loomiseks pead juhina looma usaldusväärse õhkkonna, kus kõik tunnevad, et nende arvamus loeb ja nad saavad ilma hirmuta kaasa rääkida (juht peab olema kõige turvalisem isik ruumis!). Seda saab saavutada regulaarsete tiimikohtumistega, kus kõik saavad sõna. Alguses võib selline avatuse kultuuri arendamine tunduda keeruline, kuid järjepidevus viib tulemusteni.
3. Dialoog ehk “Suud puhtaks”
4. Järgmisena on oluline arendada avatud dialoogi oskust. Konfliktide vältimine toob pikemas perspektiivis kaasa suuremaid probleeme. Seepärast tuleb “suud puhtaks” rääkida kohe, kui lahkarvamused ilmnevad (aga seda tuleb teha konstruktiivselt ja turvaliselt, mis on juhi poolt eest veetud). Seda on võimalik saavutada näiteks sellega, et kohtumiste ajal annad ruumi kõigile tiimiliikmetele, julgustades neid avalikult oma mõtteid ja muresid jagama. Pane paika reegel, et rasked teemad ei jää laualt maha enne, kui neile on lahendus leitud.
5. Kokkulepped ehk “Tiimiraamat”
6. Meeskondade toimivuse tagamiseks on hädavajalik luua selged kokkulepped, mida kõik järgivad. “Tiimiraamat” ehk kokkulepped peaksid sisaldama reegleid, mille järgi tiim toimib: mis on peamised eesmärgid, millised on individuaalsed vastutused ja kuidas probleemide korral tegutseda. Kui need kokkulepped on kirjas ja kõik osapooled on nendega nõus, vähenevad arusaamatused ja igaüks teab oma vastutusi ja ootusi.
7. Tagasiside ja vastutustunne
8. Regulaarne ja konstruktiivne tagasiside on tõhusa meeskonnatöö alus. Siin tuleb mängu süsteem, mis hoiab meeskonna liikmeid vastutavana – regulaarsed arutelud ja tagasisidesessioonid, kus arutatakse nii saavutusi kui ka väljakutseid. Nii aitad hoida motivatsiooni ja tagad, et tiim suudab pidevalt areneda ja oma eesmärkide poole liikuda.

Turvalised meeskonnad toetuvad teadusel

Turvaline keskkond ei ole mingi “uhuu”-meeldiv pisiasi, vaid mitmed teadusuuringud on kinnitanud selle olulisust ja kasulikkust meeskonnas. Näiteks Harvard Business Review uuring näitas, et meeskonnad, kus liikmed tunnevad ennast turvaliselt ja saavad avameelselt suhelda, on 35% tõhusamad kui need, kus valitseb usaldamatus ja hirm.

Samuti on mitmed uuringud näidanud, et selge ja järjepidev tagasiside tõstab töötajate rahulolu kuni 15% ja vähendab tiimi voolavust 48% võrra.

Eespool kirjeldatud 4-sammulise mudeli rakendamine aitab sul luua meeskonnas avatuse ja usalduse õhkkonna, mis soodustab paremat koostööd ja loovust. Tiimi toimimise efektiivsus tõuseb, sest kõik teavad oma vastutust ja saavad pidevat tagasisidet, mis motiveerib parematele tulemustele. Lõppkokkuvõttes viib see parema tööõhkkonna ja kõrgema töötajate rahuloluni.

Küsimused mõtisklemiseks juhile

1. Kuidas sina juhina saaksid meeskonnas luua keskkonna, kus iga tiimiliige tunneb end piisavalt turvaliselt, et oma arvamust avaldada?
2. Millised on hetkel sinu meeskonnas suurimad väljakutsed avatud dialoogi arendamisel ning kuidas saaksid neid samm-sammult parandada?
3. Kas sinu tiimis on paigas selged ja kõigile arusaadavad kokkulepped, mille alusel meeskond tegutseb? Kui ei, siis kuidas võiks Tiimiraamatu loomine teid aidata?

Kaido Pajumaa, juhtide ja meeskondade koolitaja

www.motivaator.ee