Efektiivne Outlook ajajuhtimise võtmes

Kas sissetulevate kirjade hulk võtab vahel silme eest kirjuks? On päevi, kui ei tahaks Outlooki üldse avada? Tunned, et tahaks oma kirjakastis veidi korda luua? Meie koolitaja Jaan Vaabel aitab korra majja lüüa ning lubame, et edaspidi on Outlook Sulle asendamatu abimees – leiad otsinguga endale vajalikud kirjad, oskad neid kaustadesse jagada ning värvid, lipud ja kategooriad ei tundu enam võõrkeelena. See kuus tundi saab kiirelt efektiivsemas ajakasutuses tagasi teenitud.

Koolituse maht: 6 akadeemilist tundi, mis kõik on auditoorse ja praktilise töö tunnid (1 päev).

Sihtgrupp: koolituse sihtgrupiks on peamiselt kontoritöötajad, sh turundus- ja müügiinimesed, juhiabid, projektijuhid, aga ka raamatupidajad, personalitöötajad jne.

Koolitusel osalemise eeldused: varasem Outlooki kasutamise kogemus.

Koolituse kirjeldus

Koolitusel räägitakse sellest, milliseid võimalusi pakub Outlook lisaks tavapärasele kirjade saatmisele ja lugemisele. Uuritakse, kuidas Outlooki efektiivsemalt kasutada, millised on võimalused oma tööde ja tegemiste paremal planeerimisel, kuidas efektiivsemalt teha koostööd oma kolleegidega, jagada oma kalendrit, luua ühiskalendreid, delegeerida ülesandeid ning jälgida nende täitmist.

Outlooki saab edukalt kasutada ka erinevate ajajuhtimis- ja prioritiseerimistehnikate rakendamiseks, nii et saad võtta oma päevast maksimumi ja samas omad head ülevaadet tööde edenemisest. Koolitusel  vaadatakse lähemalt, millised on võimalused töövoogude automatiseerimiseks. Samuti uuritakse, kuidas Outlook oleks abiks ettevõttesiseseks töö ja info jagamiseks – ühiskalendrid, ühiskaustad, ülesannete delegeerimine, küsitluste korraldamine jne.

Koolituse teemad

• Outlooki töökeskkonna seadistamine ja peamiste töövahenditega tutvumine.
• Postkasti sisu haldamine, meilide otsimine ja ümber paigutamine. Kategooriate kasutamine.
• Automaatsete töövoogude loomine ja automatiseerimine. Sisenevatele ja väljuvatele kirjadele reeglite lisamine.
• Outlooki rakenduste sisene koostöö. „Kontorist väljas” abimehe seadistamine. Kaustade jagamine.
• Kalendri igapäevane kasutamine – kohtumised, koosolekud ja sündmused. Ühiskalendrite kasutamine ja seadistamine.
• Koosolekute loomine ja haldamine. Õiguste moodul. Kategooriate kasutamine.
• Kontaktide haldus ja seotud info otsimine. Uute kontaktigruppide loomine ja jagamine. Ühiskaustade kasutamine.
• Ülesannete ja järeltegevuste moodul. Uue ülesande loomine ja delegeerimine ning muudatuste jälgimine.
• Erinevate Outlooki üksuste väljaprindi ettevalmistamine ja teostamine.

Koolituse eesmärk

Koolituse eesmärk on anda vajalikud teadmised ja praktilised oskused Outlooki efektiivsemaks kasutamiseks oma postkasti haldamisel, tööde planeerimisel ja jälgimisel. Samuti on olulised erinevad koostöövõimalused kolleegidega, kalendrite jagamine ning tööde delegeerimine. Osalejad saavad läbi praktiliste harjutuste oskused Outlooki rakenduste efektiivsemaks kasutamiseks ja tööde-tegemiste paremaks korraldamiseks. Samuti on eesmärgiks tutvustada Outlookis erinevaid nippe-trikke, mis aitavad igapäevatööd kiiremini ja lihtsamalt korraldada.

Koolituse õpiväljundid

Koolituse edukal läbimisel osaleja:

• teab, millised on peamised Outlooki rakendused, oskab luua ja seadistada töökeskkonda, hallata oma postkasti ja automatiseerida meilidega seotud tööprotsesse;
• oskab lisada automaatset signatuuri ning kasutada „Kontorist väljas” abimeest;
• oskab kasutada kalendrit, lisada uusi kohtumisi ning koosolekuid;
• teab, kuidas jagada kalendrit kolleegidega ning määrata õiguste tasemeid;
• oskab kasutada ülesannete ja järeltegevuste moodulit, teab peamisi tööprotsesse ning oskab ülesandeid delegeerida ja nende täitmist jälgida;
• oskab luua uusi kontaktikaarte, otsida seotud informatsiooni ning kasutada kontaktigruppe;
• oskab seadistada ja teostada erinevate Outlooki üksuste väljaprinte.

Koolituse lõpetamise tingimused: koolituse lõppedes väljastab koolituskeskus koolituse läbinule tunnistuse või tõendi. Koolituse lõppedes väljastatakse tunnistus, kui on täidetud õppekava mahust vähemalt 80% ja teised koolituskavast tulenevad nõuded (nt eksam, arvestus, praktiline töö jms). Tõend täienduskoolituses osalemise või selle läbimise kohta väljastatakse isikule juhul, kui koolituse käigus ei hinnatud õpiväljundite saavutatust või kui isik ei saavutanud kõiki õppekava lõpetamiseks nõutud õpiväljundeid.

Koolitushind sisaldab:

• ettevalmistatud töökohta vajaliku riist- ja tarkvaraga klassiruumis. Veebikeskkonnas osalejale võimaldame vajadusel kaugligipääsu koolitusel osalemiseks nõutud tarkvarale;
• õppematerjale (Efektiivne Outlook ajajuhtimise võtmes käsiraamat pdf kujul);
• koolitajat, kes omab vähemalt täiskasvanute koolitaja taset 5 või töökogemust vastavas valdkonnas;
• koolitaja konsultatsiooni õpitud teemade kohta e-posti teel pärast koolitust.

Lisaks pakume:

• vajadusel tasuta korduskoolitust, kui tunned, et mõni oskus vajab täiendamist või pidid endast mittesõltuvatel põhjustel koolituse katkestama;
• sooje jooke ja küpsiseid;
• lõunasööki igal koolituspäeval;
• tasuta parkimist (lisa kell autoaknal nähtavale kohale ning koolituskeskusesse jõudes registreeri parkimine meie parkimissüsteemis).

Õppekeskkonna kirjeldus: õppekorralduse alused (alapunkt 8)

Täiendkoolituse õppekava rühm: arvutikasutus (0611 ISCED)