Ausus pole julmus: Kuidas anda tagasisidet, mis arendab, mitte ei lõhu suhteid

Kas oled kunagi olnud olukorras, kus pidid kolleegile või alluvatele andma kriitilist tagasisidet, kuid tundsid, kuidas sõnad sulle kurku kinni jäid? Sa tead, et aus tagasiside on vajalik arenguks, aga sa ei taha kedagi solvata ega suhteid rikkuda. See dilemma on paljudele juhtidele tuttav.

Üks klient rääkis mulle hiljuti, kuidas ta seisis hiljuti just sellise väljakutse ees. Tema probleem oli selles, et üks tema meeskonnaliige hilines alatasa oma tähtaegadega, põhjustades seeläbi pingeid kogu tiimis. Juht teadis, et peab sel teemal temaga rääkima, kuid kartis samas, et töötaja võtab seda isikliku rünnakuna. “Mul on vaja, et see töötaja saaks tagasisidet oma ajaplaneerimise kohta,” ütles juht mulle, “aga ma ei taha, et ta tunneks ennast rünnatuna või haavatuna, sest ma ju ei ründa teda, vaid tegelikult soovin vaid aidata.”

See on põhiprobleem radikaalse aususe juures: kuidas öelda tõtt nii, et see aitaks, mitte ei hävitaks? Inspireerituna Kim Scotti raamatust “Radikaalne siirus” jagan allpool mõtteid ja praktilisi tööriistu, kuidas anda ausat tagasisidet viisil, mis tugevdab, mitte ei lõhu suhteid. Sa saad teada, kuidas väljendada hoolivust, esitada väljakutseid otsekoheselt ning juhtida raskeid vestlusi. Ning lõpuks saad ka 30-päevase väljakutse, et neid oskusi oma juhtimistegevuses rakendada.

Miks me väldime ausat tagasisidet?

Paljud meist on lapsepõlves õppinud, et “kui sul pole midagi head öelda, ära ütle midagi”. See reegel võib olla viisakas seltskondlikes olukordades, aga töökohal võib see tuua rohkem kahju kui kasu.

Aususe vältimine on Eesti kultuuris üsna tavaline. Me kardame tekitada psühholoogilist kahju, rikkuda suhteid või saada ise negatiivset vastukaja. Nii võib juhtuda, et me vaikime probleemidest, lootes, et need lahenevad iseenesest. Kuid tegelikult anname nii mõista, et kesine sooritus on aktsepteeritav.

Näiteks ühe minu kliendi ettevõttes oli töötaja, kelle puudulikud IT-oskused aeglustasid kogu tiimi tööd. Kuid keegi, sealhulgas tema otsene juht, ei tahtnud talle seda otse öelda. Nii jätkus sama muster aastaid, tekitades pettumust ja frustratsiooni kõigis osapooltes. Kui juht oleks kohe alguses andnud ausat tagasisidet ja pakkunud tuge oskuste arendamiseks, oleks probleemi saanud lahendada palju kiiremini ja valutumalt.

Radikaalse aususe kohta on ka palju väärarusaamu. Mõned arvavad, et see tähendab pidevat kriitikat või jõhkrust. Tegelikult on radikaalne ausus hoopis tasakaalu leidmine hoolivuse ja otsekohesuse vahel.

Radikaalse aususe raamistik

Radikaalse aususe mõiste pärineb Kim Scotti raamatust “Radical Candor”. Scott väidab, et tulemuslik juhtimine põhineb kahel teljel: hoolimine isiklikult ja väljakutse otsekoheselt. Nende telgede alusel saame eristada nelja käitumisviisi:

1. Radikaalne ausus (hooliv + väljakutsuv): Sa hoolid inimesest siiralt, kuid esitad ka otsekoheseid väljakutseid tema arenguks. See on eesmärk, mille poole püüelda.
2. Hävitav empaatia (hooliv, kuid pole väljakutsuv): Sa hoolid inimesest, kuid hoidud ebamugavatest vestlustest. See võib olla lahke, kuid ei aita inimesel areneda.
3. Agressiivne ebameeldivus (väljakutsuv, kuid pole hooliv): Sa esitad väljakutseid, kuid ei näita üles hoolivust. See võib tunduda julm ja tekitada vastupanu.
4. Manipuleeriv ebasiirus (ei hooli ega väljakutsu): Sul pole ei hoolivust ega ausust. See on kõige kahjulikum käitumisviis, mis hävitab usaldust.

Milline neist kirjeldab sinu käitumist enim juhina? Enamik meist liigub erinevates olukordades erinevate käitumisviiside vahel. Kuid teadlikkus aitab meil püsida radikaalse aususe kursil.

Kuidas näidata, et hoolid isiklikult

Hoolivus on radikaalse aususe nurgakivi. See tähendab siirast soovi aidata inimesel areneda ja õnnestuda. Hoolivust saab väljendada mitmel viisil:

• Loo turvaline ruum: Näita, et töötajad on sinu juurde alati oodatud oma muredega, ilma hinnanguid kartmata.
• Tunnusta tervikut: Näe inimeses enamat kui lihtsalt töötajat. Huvitu tema hobidest, perest, unistustest väljaspool tööd.
• Kohanda lähenemist: Hoolivuse väljendamine võib eri inimeste ja kultuuride puhul erineda. Mõni vajab otsesõnalisemat tunnustust, teine hindab vaikset toetust.
• Ole ise haavatav: Jaga oma lugu, sealhulgas oma vigu ja raskusi. See loob usaldusliku sideme.

Üks näide hoolivuse väljendamisest pärineb minu koostööst Kristjaniga, veel ühe IT-ettevõtte tegevjuhiga, kes lubas oma lugu jagada. Ta rääkis, et kui tema assistent oli teinud vea projektiplaanis, ei hakanud Kristjan teda kunagi selle eest kritiseerima. Selle asemel võttis ta aja, et uurida päris põhjuseid – assistendi töökoormust ja väljakutseid.

Selgus, et assistent oli täiesti ülekoormatud ja vajas tuge, millest juhil aimugi polnud (sest ettevõttes oli kujunenud veidi “teeme ära”-kultuur). Mida juht tegi? Ta alustas sellest, et aitas ülesanded ümber jagada ja pakkus assistendile mentorlust, kuidas oma tegevusi prioriseerida ja planeerida. Selle hoolivuse tulemusena oli assistent veelgi enam pühendunud, kuid rohkem süsteemselt. Ja nende suhe reaalselt paranes pärast sellist lähenemist.

Otsekohese väljakutse kunst

Kui hoolivus loob usalduse, siis otsekohene väljakutse aitab inimesel areneda. Väljakutset esitades on oluline:

• Ole konkreetne: Kasuta “olukord-käitumine-mõju” meetodit. Kirjelda konkreetset olukorda, täpset käitumist ja selle mõju meeskonnale või ettevõttele.
• Keskendu käitumisele: Kritiseeri käitumist, mitte inimest. Näiteks, “See projekt hilines” vs “Sa oled laisk”
• Ole abistav: Rõhuta, et su eesmärk on aidata, mitte hukka mõista. Küsi, kuidas saad omalt poolt toetada.
• Kasuta “mina” sõnumeid: Alusta lauseid sõnadega “Mina tunnen..” või “Mina märkasin..”. See vähendab kaitsereaktsiooni.

Tuletame meelde artikli alguses kirjeldatud juhi dilemma ühe oma alluva, kes ei pidanud kinni tähtaegadest. Ka seal proovis juht radikaalset ausust:

“Madis (nimi muudetud), ma märkasin, et sinu viimased kaks projekti on üle nädala hilinenud (olukord). See tähendab, et sa oled vastanud klientide kirjadele alles mitu päeva pärast tähtaega (käitumine). Selle tulemusena on kliendid mures projekti edenemise pärast ja see seab ohtu meie suhted nendega (mõju). Ma tahan sind aidata selles osas areneda. Räägime koos läbi, kuidas ma saan sind toetada ja missuguseid samme sa ise saad astuda, et tähtaegadest paremini kinni pidada.”

See lähenemine aitas Madisel mõista olukorda ilma ennast rünnatuna tundmata. Koos leidsid nad lahendusi tema tööprotsessi parandamiseks.

Tagasiside ajastus ja kontekst

Tõhus tagasiside sõltub ka õigest ajastusest ja kontekstist. Mõned juhised:

• Anna kiiresti tagasisidet: Mida värskem on mälestus olukorrast, seda parem. Ära jäta seda järgmise ametliku arenguvestluse jaoks.
• Kiida avalikult, kritiseeri privaatselt: Avalik tunnustus tõstab moraali, kuid kriitikat jaga privaatselt, et säilitada inimese väärikus.
• Loo avatud tagasisidekultuuri: Julgusta kõiki meeskonnaliikmeid tagasisidet jagama, mitte ainult ülevalt alla.
• Ole järjepidev: Ühekordne tagasiside ei muuda harjumusi. Tagasisidesta regulaarselt ja jälgi arengut.
• Taju konteksti: Vahel võib otsekohesel sekkumisel olla vastupidine efekt. Kui emotsioonid on laes, anna inimesele aega rahuneda.

Radikaalselt aus juht praktikas

Radikaalselt ausaks juhiks saamine algab iseendast. Sa pead näitama eeskuju ning looma õhkkonna, kus aus tagasiside on norm.

• Küsi enda kohta tagasisidet: Näita, et väärtustad teiste arvamust enda arengu kohta. Küsi nii tugevuste kui arenguvõimaluste kohta.
• Kujunda ümber 1:1 vestlused: Kasuta neid regulaarseid kohtumisi avameelse tagasiside andmiseks mõlemas suunas.
• Too ausus meeskonnatöö keskmesse: Kasuta koosolekutel ja projektiülevaadetel võimalust tunnustada häid saavutusi ja tõsta esile arengukohti.
• Loo tagasisidekultuuri toetavad rutiinid: Näiteks iganädalane “tagasiside reede” või “kolm tähelepanekut” iga koosoleku lõpus.

Rasked vestlused ja konfliktide lahendamine

Isegi parima kavatsuse korral võib aus tagasiside viia ebamugavate olukordadeni. Kuidas nendega toime tulla?

• Aktsepteeri emotsioone: Tugev reaktsioon tagasisidele on normaalne. Lase inimesel oma tundeid väljendada, sekkumata või kaitsepositsiooni võtmata.
• Jää erapooletuks: Keskendu faktidele ja käitumisele, mitte isiklikele omadustele.
• Otsi ühist eesmärki: Tuleta meelde, et mõlemad pooled tahavad meeskonna ja ettevõtte edu. Leidke selles ühine keel.
• Planeeri järeltegevusi: Paku konkreetseid samme olukorra parandamiseks ja leppi kokku järgmine kokkusaamine, et hinnata arengut.

Samuti on oluline töötada oma emotsionaalse eneseregulatsiooni kallal. Kui sind tabab negatiivne tagasiside, võta aega, et mõista oma emotsioone. Tunnista oma sisemist dialoogi ja väldi selle projitseerimist teistele. Õpi tagasisidet enda kasuks pöörama.

Praktiline tegevuskava

Kui soovid saada radikaalselt ausaks juhiks, võid esitada endale sellise 30-päevane väljakutse:

1. Hinda ennast: Kasuta enesehindamise testi (leiad neid internetist), et mõista, millises radikaalse aususe kvadrandis sa hetkel enim tegutsed.
2. Harjuta igapäevaselt: Kasuta iga päev vähemalt üht võimalust väljendada hoolivust või esitada väljakutset. Alusta väikestest sammudest.
3. Peegelda: Iga päeva lõpus mõtle, kuidas läks. Mis töötas hästi? Mis oli raske? Mida saad järgmisel korral paremini teha?
4. Kogu tagasisidet: Palu oma meeskonnalt regulaarselt tagasisidet oma juhtimise kohta. Küsi näiteks iga mingi aja tagant “Mida ma saaksin omalt poolt teha rohkem või vähem, et minuga oleks lihtsam ja mugavam koos töötada?”.
5. Tähista edusamme: Kui näed enda või oma meeskonna liikmete positiivseid muutusi, tunnusta neid. Jätkusuutlik muutus vajab innustust ja tähelepanu.

Kokkuvõtteks

Radikaalselt ausaks juhiks saamine pole kerge, kuid see on üks olulisemaid oskusi, mida iga juht peaks arendama. See nõuab julgust, empaatiat ja pühendumust, kuid tasub end igati ära.

Kui suudad luua oma meeskonnas kultuuri, kus siiras tagasiside on igapäevane ja teretulnud, vabastad tohutu potentsiaali. Inimesed õpivad kiiremini, teevad julgemalt koostööd ja saavutavad ühiselt.

Kaido Pajumaa, juhtide ja meeskondade koolitaja

www.motivaator.ee