Kardad juhina tagasisidet küsida, kuna ei tea, mida oodata? Tee nii, ja sa hakkad tagasisidet lausa ootama.

Kas oled kunagi tundnud kerget ärevust, kui keegi mainib, et tahab sulle tagasisidet anda? Või ehk oled hoopis juht, kes teab, et peaks meeskonnalt tagasisidet küsima, aga see mõte tekitab mingisuguse ebamäärase ebamugavustunde?

Kui vastasid jaatavalt, siis tea, et sa pole üksi. Gallup’i uuringu (“State of the American Workplace”) järgi saab regulaarset tagasisidet vaid 17% töötajatest (su juhid), kuigi just regulaarne ja konstruktiivne tagasiside on see, mis viib nii isikliku kui organisatsioonilise arenguni.

Sa võid mõelda: “Ma olen juht, ma pean andma tagasisidet, mitte seda saama.” Aga mõtle korraks – kas piloot saab lennuki kursil hoida ilma navigatsioonisüsteemita? Või kas arst saab ravida patsienti ilma diagnoosita? Sama loogika kehtib juhtimises – ilma ausate sisendita oma meeskonnalt võid sa juhtida pimesi, teadmata, kas liigud õiges suunas.

Miks juhid väldivad tagasisidet?

Olles töötanud sadade juhtidega, olen täheldanud, et tagasiside küsimise vältimine tuleneb peamiselt kolmest alateadlikust hirmust:

1) Kõigepealt, paljud juhid kardavad, et tagasiside võib ohustada nende identiteeti. Nad mõtlevad: “Kui mu meeskond ütleb, et ma teen midagi valesti, siis järelikult olen ma nõrk juht.” See on täiesti loomulik reaktsioon – meie aju kipub kriitikat võtma isikliku rünnakuna.

2) Teiseks, mõned juhid kardavad, et nad ei oska tagasisidega midagi peale hakata. “Mida ma siis teen, kui töötajad toovad välja probleeme, mida ma lahendada ei oska?” See hirm tuleneb jõuetuse tundest.

3) Ja kolmandaks, paljudel juhtidel on puudu oskustest, kuidas tagasisidet küsida nii, et see oleks kasulik ja mitte lihtsalt kaebuste loetelu. Nad küsivad: “Kas on mingeid muresid?” ja saavad vastuseks kas vaikuse või loendi pisiprobleemidest, mis ei aita tegelikult kasvada.

Aga mõtleme korraks teistmoodi – kas sa ise tead mõnda tõeliselt edukat inimest või suurepärast juhti, kes ei küsi regulaarselt endale tagasisidet (see võib olla ka näiteks tema mentor või äripartnerid)? Tõenäoliselt mitte. Sest just nende avatus tagasisidele on üks põhjuseid, miks nad on suurepärased.

Tugeva juhi tagasisidemõtteviis

Üks juht, kellega hiljuti koostööd tegin, ütles midagi, mis jäi mulle sügavalt meelde: “Ma olen õppinud vaatama tagasisidet nagu kingitust. Isegi kui see on pakitud koledasse pakkimispaberisse, on see siiski kingitus, mis aitab mul areneda.”

See mõtteviis eristabki suurepäraseid juhte keskpärastest. Nad ei näe tagasisidet kui ohtu, vaid kui võimalust. Nad mõistavad, et töötajate ausad mõtted on väärtuslik ressurss, mida mitte ükski juhtimiskoolitus ega -raamat ei suuda asendada.

Näiteks avaldas Harvard Business Review mõnda aega tagasi uuringu, mille kohaselt on kõige efektiivsemad juhid need, kes aktiivselt otsivad tagasisidet ja kasutavad seda oma juhtimisstiili täiustamiseks. Need juhid said keskmiselt 8,9% kõrgemaid hinnanguid oma efektiivsusele võrreldes nendega, kes tagasisidet ei otsinud.

Aga kuidas jõuda sinna, et sa mitte ainult ei lepiks tagasisidega, vaid hakkaksid seda tõeliselt väärtustama ja isegi ootama?

Kolm võtmesammu tõhusa tagasisidekultuuri loomiseks

1. Mõtteviiside ümberseadmine – muuda tagasiside õppimiskogemuseks

Esimene ja võib-olla kõige olulisem samm on muuta oma mõtteviisi. Lõpeta tagasiside nägemine kui hinnangu või kriitikana. Hakka seda nägema kui väärtuslikku infot, mis aitab sul areneda.

Üks viis seda teha on rakendada “kasvumõtteviisi” (growth mindset), mille töötas välja psühholoog Carol Dweck. See tähendab uskumist, et sinu võimed ja oskused saavad areneda läbi pühendumuse ja töö, mitte ei ole kivisse raiutud.

Kui saad tagasisidet, küsi endalt: “Mida ma saan siit õppida?” Mitte: “Mida see minu kohta ütleb?” Selline mõtteviisi muutus võib drastiliselt vähendada ärevust, mis tagasisidega kaasneb.

Näiteks, kui töötaja ütleb sulle, et sa võiksid selgemalt kommunikeerida meeskonna eesmärke, võid sa reageerida kahel viisil:

a) Kaitsva mõtteviisiga juht mõtleb: “Ta ei mõista, kui keeruline on kõike kommunikeerida. Ma ju ütlesin kõik asjad ära.”

b) Kasvumõtteviisiga juht aga mõtleb: “Huvitav, võib-olla ma tõesti ei kommunikeeri piisavalt selgelt. Kuidas ma saaksin seda parandada?”

Olen näinud, kuidas selline lihtne mõtteviisi muutus on aidanud juhtidel muuta tagasiside saamisest stressirohke kogemuse asemel põnev õppimisvõimalus.

2. Süsteemi loomine – muuda tagasiside andmine lihtsaks ja regulaarseks

Teine samm on luua süsteem, mis muudab tagasiside andmise lihtsaks ja regulaarseks. Spontaansed küsimused nagu “Kuidas ma hakkama saan?” ei too tavaliselt kasulikke vastuseid.

Selle asemel proovi struktureeritud lähenemist:

a) Loo regulaarne tagasiside rutiin – see võib olla iga kuu toimuv lühike vestlus meeskonnaliikmetega või kvartalipõhine anonüümne küsitlus. Regulaarsus on võtmesõna, sest see muudab tagasiside andmise harjumuseks, mitte erandlikuks sündmuseks.

b) Küsi konkreetseid küsimusi. Selle asemel, et küsida “Kas sul on mingeid muresid?”, küsi näiteks “Mis on üks asi, mida ma saaksin järgmisel kuul paremini teha, et sind sinu töös toetada?” Või “Millal tundsid viimase kuu jooksul, et minu juhtimisstiil aitas sind kõige rohkem edasi?”

Üks juht, kellega oleme koos töötanud , rakendas “kolme küsimuse tehnikat”, mida ta kasutas iga kuu oma meeskonnaga:

Mis on üks asi, millega ma peaksin jätkama?
Mis on üks asi, millega ma peaksin alustama?
Mis on üks asi, millega ma peaksin lõpetama?

Ta oli üllatunud, kui väärtuslikku tagasisidet ta sai, ja veelgi enam, kui motiveeritud tema meeskond oli neid vastuseid jagama, sest nad nägid, et nende sisend viib reaalsete muutusteni (alguses võib muidugi selline avanemine aega võtta).

Parim on see, et selline struktureeritud lähenemine vähendab ärevust mõlemal poolel – sina kui juht tead, mida oodata, ja töötajad tunnevad, et neil on selge raamistik, mille piires tagasisidet anda.

3. Väärtustamine ja rakendamine – näita, et sa hindad saadud tagasisidet

Kolmas ja võib-olla kõige olulisem samm on näidata, et sa päriselt väärtustad saadud tagasisidet. Kui inimesed näevad, et nende sisend viib konkreetsete muudatusteni, on nad palju tõenäolisemalt valmis ka tulevikus avatult rääkima.

Kuidas seda teha?

Täna alati tagasiside eest, isegi kui see on kriitiline. See näitab, et sa väärtustad ausust.
Jaga, mida sa õppisid ja milliseid muudatusi kavatsed teha. See ei tähenda, et sa pead rakendama iga ettepanekut, aga sa saad selgitada, mida sa kavatsed teha ja miks.
Näita muutust läbi tegude, mitte ainult sõnade. Kui meeskond näeb, et sa tõesti teed muudatusi vastavalt nende tagasisidele, suurendab see usaldust ja avatust tohutult.

Üks põnev lugu oli mõnda aega tagasi juhina, kes polnud kunagi isegi mõelnud selle peale, et ka oma meeskonnalt otse tagasisidet küsida. Tema arvas alati, et see on rohkem nagu personaliosakonna töö.

Aga ta tahtis anda oma meeskonnale võimaluse ja oli ka ise üllatunud tulemuste üle.

Ta ütles umbes nii: “Ma olen alati kartnud meeskonnalt tagasisidet küsida, sest ma arvasin, et see näitab minu kui juhi nõrkust. Aga ma õppisin juurde ja hakkasin seda tegema süsteemselt ja regulaarselt. Ja tead, mis juhtus? Üks töötaja tuli minu juurde ja ütles: ‘Aitäh, et sa meie arvamust küsid ja sellega midagi ette võtad. See on esimene kord, kui ma tõesti tunnen, et mind kuulatakse.’ See hetk muutis minu jaoks kõik.”

Tagasiside kui enesejuhtimise tööriist

Kui need kolm sammu on paigas, hakkad sa märkama midagi huvitavat – tagasiside muutub hirmu allikast hoopis enesejuhtimise tööriistaks. Sa hakkad seda nägema kui kompassi, mis aitab sul navigeerida keerulises juhtimismaastikus.

Üks McKinsey uuring näitas, et juhid, kes regulaarselt küsivad ja rakendavad tagasisidet, on 1,6 korda tõenäolisemalt oma karjääris edukad. Miks? Sest nad kohanevad kiiremini, õpivad pidevalt ja arendavad sügavamaid suhteid oma meeskondadega.

Nemad soovitavad tagasisidestamise juhtimispraktikasse rakendamiseks pidada lausa “õppimispäevikut“. Pärast iga tagasisidevestlust tasub võtta 5 minutit, et kirja panna:

Mis oli minu jaoks kõige üllatavam tagasiside?
Mida see ütleb minu juhtimisstiili kohta?
Mis on üks konkreetne asi, mida ma saan muuta järgmise nädala jooksul?

See lihtne harjutus aitab sul muuta tagasiside konkreetseteks arengusammudeks.

Olen näinud juhtide puhul, kes selliseid meetodeid kasutavad, tähelepanuväärset muutust – mitte ainult nende juhtimisoskustes, vaid ka nende enesekindluses. Kui sa tead, et õpid ja arened pidevalt, väheneb hirm eksimise ees oluliselt.

Julgus algab sinust

Jagan ka ühe isikliku kogemuse. Aastate eest tegin juhtimiskoolitusel “Juhist liidriks” ühe harjutuse, kus palusin kõikidel osalejatel kirjutada paberile üks küsimus, mida nad oma meeskonnalt kõige rohkem kardavad küsida.

Kui me neid küsimusi hiljem arutasime, avastasime midagi huvitavat – enamik küsimusi olid seotud juhi enda ebaadekvaatsuse tundega. “Kas ma olen piisavalt hea juht?”, “Kas sa austad mind?”, “Mida ma valesti teen?”

Nende küsimuste taga peitus üks sügav tõde – kõige rohkem kardame me teada saada, et me ei ole piisavalt head. Aga paradoksaalselt on just see valmisolek olla haavatav ja küsida ausaid küsimusi see, mis teeb meid paremateks juhtideks.

Brené Brown, kes on uurinud haavatavust ja julgust, on öelnud: “Haavatavus on julguse sünnikoht.”

Juhi amet nõuab paratamatult julgust tunnistada, et sa ei tea kõike, et sa võid eksida, ja et sa vajad oma meeskonna abi, et areneda. Ning see julgus algab sinust – otsusest näha tagasisidet mitte kui ohtu, vaid kui kingitust.

Esimene konkreetne samm

Kui loed seda artiklit ja mõtled, et see kõik kõlab hästi, aga kust alustada, siis siin on üks konkreetne samm, mida saad teha juba täna.

Vali üks inimene oma meeskonnast, keda usaldad ja kes on tavaliselt aus. Kutsu ta kohvile ja ütle: “Ma tahaksin arendada ennast juhina ja sinu arvamus on mulle väga oluline. Kas sa oleksid nõus jagama minuga üht asja, mida ma võiksin sinu arvates teha teistmoodi või paremini?”

Ja siis – see on kõige olulisem osa – lihtsalt kuula. Ära kaitse ennast, ära selgita, lihtsalt nooguta ja täna aususe eest.

See lihtne vestlus võib olla sinu esimene samm tagasisidekultuuri loomisel, mis toetab nii sinu kui ka sinu meeskonna arengut.

Ja kes teab, võib-olla avastad, et see vestlus polnudki nii hirmus, kui sa kartsid. Võib-olla leiad hoopis, et see annab sulle uue perspektiivi ja energia oma tööks. Võib-olla hakkad sa isegi ootama järgmist võimalust tagasisidet saada.

Sest lõppude lõpuks ei ole küsimus selles, kas tagasiside on hea või halb. Küsimus on selles, kas sa oled valmis kasvama. Ja kui sa oled, siis on tagasiside sinu kõige väärtuslikum liitlane.

Küsimused mõtisklemiseks juhile

Millal oli viimane kord, kui sa küsisid oma meeskonnalt ausat tagasisidet oma juhtimisstiili kohta? Kui sellest on möödas rohkem kui 3 kuud, siis mis on sind takistanud?
Mis on see konkreetne aspekt sinu juhtimises, mille kohta sa kõige rohkem kardad tagasisidet saada? Miks just see? Ja mida see hirm sulle ütleb?
Kui sa looksid regulaarse tagasisidesüsteemi oma meeskonnas, milline see välja näeks? Milliseid küsimusi sa küsiksid ja kui tihti?

Kaido Pajumaa, juhtide ja meeskondade koolitaja

www.motivaator.ee