Kuidas juhina lõhkuda “kontori-gänge” ja luua meeskonda kaasav ning ühtne meeskonnatunne. Ilma kulukate meelelahutusüritusteta!

Kas oled ka vahel märganud, et sinu meeskonnas käivad teatud inimesed alati koos lõunat söömas? Või et koosolekutel istuvad samad kolleegid alati kõrvuti ja vahetavad omavahel “pilke” (kui sa näiteks mõnest uuendusest räägid)? Või kas sul on tunne, et mõned töötajad “teavad” asju, millest teised midagi ei tea?

Kui jah, siis oled sattunud “kontori-gängide” maailma! See on nähtus, millest räägitakse harva, aga mis võib sinu meeskonna tõhusust ja töörõõmu oluliselt kahandada.

Ka Deloitte’i 2022. aasta uuringu kohaselt ütleb 72% töötajatest, et nad tunnevad end tööl vähemalt osaliselt isoleerituna või väljajäetuna mingist grupist (Deloitte Global Human Capital Trends, 2022). See number peaks panema iga juhi mõtlema – kas ka minu meeskonnas on selliseid varjatud lõhesid?

Kuidas varjatud “gänge” ära tunda?

Esimene samm probleemi lahendamisel on selle äratundmine. “Kontori-gängid” ei kanna ju nahktagisid ega sõida mootorratastega. Nad on palju peenemad ja raskemini märgatavad.

Üks keskastmejuht rääkis mulle hiljuti koolitusel: “Ma sain alles pool aastat hiljem aru, et meil oli tekkinud kaks leeri. IT-osakond ja müügiosakond praktiliselt ei suhelnud omavahel, välja arvatud tööalaselt hädavajalik suhtlus.”

Miks need grupid üldse tekivad? Põhjused on tegelikult üsna inimlikud. Inimesed otsivad loomupäraselt endaga sarnaseid inimesi – sama osakond, sarnane vanus, ühised huvid, ühised vaated või hoiakud, aga ka lihtsalt füüsiline lähedus kontoris. See pole iseenesest halb, aga kui grupid muutuvad liiga suletuks, hakkavad probleemid ilmnema.

Need on mõned tunnused, mida jälgida gängide kujunemisel:

• Pauside ajal kogunevad alati samad inimesed samasse kohta
• Infovahetus käib teatud inimeste kaudu, mitte otse
• Koosolekutel räägivad aktiivselt vaid teatud inimesed
• Uued töötajad tunnevad end kaua “võõrana”
• Osakondade vahelises suhtluses on pingeid või vältimist

Miks see üldse probleem on?

Võib ju tunduda, et las inimesed suhtlevad kellega tahavad – me elame demokraatias! Aga Harvard Business Review’i 2021. aasta uuringu järgi kaotavad tegelikult killustunud meeskonnaga ettevõtted keskmiselt 20% oma potentsiaalsest tootlikkusest (HBR, “The Hidden Cost of Workplace Cliques”, 2021).

See ei ole ainult numbrite küsimus. Kui meeskonnas on “meie” ja “nemad” mentaliteet, kannatab kindlasti ka koostöö. Ideed ei liigu vabalt. Inimesed kardavad vigu teha, sest “teine leer” võib seda ära kasutada. Loovus väheneb, sest keegi ei julge väljaspool oma mugavustsooni mõelda.

Kõige hullem on aga see, et head töötajad võivad lahkuda. Mitte sellepärast, et neile töö ei meeldi, vaid sellepärast, et nad tunnevad end väljajäetuna.

Kuidas siis “gänge” ilma draamata lõhkuda?

Siin on oluline rõhutada – eesmärk pole hävitada sõprussuhteid või sundida inimesi suhtlema kellegagi, kellega nad ei taha. Eesmärk on luua keskkond, kus kõik tunnevad end kaasatuna ja kus grupid pole suletud.

Üks juht, kellega ma paar kuud tagasi töötasin, ütles mulle: “Ma proovisin kampade “lõhkumiseks” kõigepealt suurt tööalast ümberkorraldust teha, aga see tekitas ainult pingeid juurde. Seetõttu jätsin selle lihtsalt katki ja lootsin, et asi ei lähe hullemaks.”

Jah, drastilised muudatused töötavad harva. Selle asemel on vaja teadlikke, väikeseid samme.

Muide, esimene samm on iseenda käitumise analüüs. Kas sa ise suhtled kõigi meeskonnaliikmetega võrdselt? Või on sul ka oma “lemmikud”, kellega rohkem aega veedad? Juhi käitumine on nagu peeglisse vaatamine – meeskond kopeerib sind alateadlikult.

Väikesed sammud, suured muutused

Võid alustada ka sellest, et muudad koosolekute dünaamikat. Näiteks üks IT-ettevõtte juht, kellega ma pikemalt koos töötasin, hakkas kasutama lihtsat võtet – igal koosolekul pidi keegi teine tegema kokkuvõtte. See sundis kõiki aktiivselt kuulama ja andis igaühele võimaluse olla nähtav.

Teine lihtne, aga võimas taktika meeskonnas on nn “lõuna-loterii”. Kord nädalas loosite juhuslikult kaks inimest, kes lähevad koos lõunale (sõltumata, kas nad ise valiksid selle inimese või mitte).

Maksad ise muidugi kinni ja annad neile 1h lisaks tööajast. Jah, alguses võib see tunduda kunstlik, aga aja jooksul hakkavad inimesed seda ootama. See on järeleproovitud, ja töötab!

Projektimeeskondade koostamine on samuti võimas tööriist. Selle asemel, et lasta inimestel ise meeskondi valida, moodusta need teadlikult nii, et erinevad osakonnad ja inimtüübid peavad koostööd tegema. Näiteks seda kasutan palju just ka meeskonnakoolitustel.

Aga tähelepanu – ära tee seda karistusena, vaid müü seda kui võimalust õppida ja areneda.

Kuidas igapäevaseid olukordi ära kasutada?

Tähtis on teadvustada, et ühtsustunde loomiseks meeskonnas ei pea sa korraldama alati kalleid väljasõite või meelelahutusüritusi. Tihti on just need üritused kohad, kus grupid veelgi rohkem “kokku kasvavad” – sest inimesed veedavad ka seal aega ikka oma tuttavatega.

Selle asemel kasuta igapäevaseid olukordi. Lõunapausid gruppidele on samuti hea võimalus. Üks juht, keda ma juhendasin, hakkas korraldama “juhuslikke lõunaid” – ta broneeris laua neljale ja kutsus iga kord erinevad inimesed endaga lõunale. Mitte sundides, vaid pakkudes.

Tööruumi kujundamine on samuti oluline. Kui võimalik, vaheta inimeste istekohti. Mitte iga nädal, aga näiteks kord kvartalis. Või loo ühiseid alasid, kus inimesed loomulikult kokku puutuvad.

Oluline on ka see, kuidas sa jagad informatsiooni. Kui kogu info liigub läbi teatud inimeste, siis tugevdad sa tahtmatult nende võimu. Jaga olulist infot alati kõigile korraga, mitte “edasi öelda” meetodil.

Takistused, millega arvestada

Loomulikult ei ole muutused kerged. Inimesed on harjumuste orjad ja mugavustsoonist väljumine tekitab vastupanu.

Kõige sagedasem takistus on “meil pole selleks aega” argument. Aga mõtle – kui palju aega kulub hiljem konfliktide lahendamisele või valesti mõistmistest tekkinud vigade parandamisele? 15-minutiline investeering nädalas on tegelikult aja kokkuhoid.

Teine sage probleem on skepsis. “See on kunstlik,” ütlevad mõned. Jah, alguses võibki tunduda. Aga ka tervise eest hoolitsemine on “kunstlik” – me ei jookse looduses saakloomi taga ajades, vaid läheme jõusaali või metsa sörkima. See ei tähenda, et see poleks vajalik.

Kolmas takistus on juhtide endi mugavus. Ka sina võid avastada, et sul on oma mugavustsoon, ja oma ring inimesi, kellega suhtled. See on normaalne, aga juhina peadki olema aeg-ajalt teadlikult väljaspool oma mugavustsooni, sest see muudab meeskonda tugevamaks.

Isiklik eeskuju kui võimsaim tööriist

Lõpuks, nagu eespool mainitud, oled kõige võimsam tööriist sina ise. Sinu igapäevane käitumine määrab paljuski ülejäänud meeskonna dünaamika ja kultuuri. Ja seda rohkem kui ükski reegel või üritus!

Gallup’i 2023. aasta uuringu kohaselt on juhi käitumine 70% ulatuses määrav tegur meeskonna kultuuri kujunemisel (Gallup, “State of the Global Workplace”, 2023). See on tohutu vastutus, aga ka tohutu võimalus.

Kui sina suhtled avatud ja kaasavalt kõigiga, siis meeskond õpib ka seda tegema. Kui sina otsid teadlikult kontakti erinevate inimestega, siis see muutub normiks meeskonnas. Kui sina väärtustad erinevaid arvamusi, siis julgevad inimesed neid ka jagada.

Praktikas tähendab see:

• Tervita hommikul kõiki, mitte ainult oma “sõpru”
• Istu lõunas erinevate inimestega, mitte alati samade
• Küsi arvamust neilt, kes tavaliselt vait on
• Tunnusta avalikult erinevaid inimesi, mitte ainult samu “staare”
• Ole kättesaadav kõigile, mitte ainult teatud ringile

Kokkuvõttes on “kontori-gängide” lõhkumine ja ühtse meeskonna loomine pikaajaline protsess, mis nõuab teadlikkust ja järjepidevust. Aga tulemused on seda väärt – meeskond, kus kõik tunnevad end väärtustatuna ja kaasatuna, on loomingulisem, produktiivsem ja õnnelikum.

Kõige olulisemad punktid, mida tasub meelde jätta:

• “Kontori-gängid” on tavaline nähtus, mis võib vähendada meeskonna tõhusust kuni 20%
• Lahendus ei peitu kallites üritustes, vaid igapäevastes teadlikes sammudes
• Juhi isiklik eeskuju on kõige võimsam kultuurimuutuse tööriist
• Väikesed, järjepidevad tegevused toovad pikaajalisi tulemusi

Küsimused mõtisklemiseks juhile

1. Milliseid märke oled oma meeskonnas täheldanud, mis võiksid viidata kinnistele gruppidele? Kuidas saaksid neid objektiivsemalt hinnata?
2. Millise ühe väikese sammu võiksid järgmisel nädalal astuda, et soodustada erinevate inimeste omavahelist suhtlust?
3. Kui ausalt analüüsid enda igapäevast suhtlemist – kas sa ise oled kõigile võrdselt kättesaadav või on sul oma “sisering”?

Kaido Pajumaa, juhtide ja meeskondade koolitaja

www.motivaator.ee