Kuidas kesktaseme juhina organisatsiooni visioon meeskonnale arusaadavaks teha, et see toetaks projekte, arendusi ja koostööd?

Kas tunned end mõnikord nagu tõlk kahe erineva maailma vahel? Kas oled kogenud olukorda, kus tipujuhtkonna koosolekult tulles räägid meeskonnale visioonist ja väärtustest, aga näed nende silmis küsimust: “Aga kuidas see meie tähtajaga seotud on?”

Või vastupidi – kas sinu juht on kunagi küsinud, miks sa ei rakenda rohkem väärtuspõhist juhtimist, kui sina samal ajal üritad kolme projekti korraga õigel kursil hoida?

See probleem on globaalne – McKinsey globaalne uuring näitas, et 70% keskastme juhtidest tunnevad end regulaarselt “lõhestununa” strateegiliste ootuste ja operatiivsete vajaduste vahel (McKinsey Quarterly, “The Critical Role of Middle Managers”, 2023). Eesti kontekstis on see väljakutse veelgi teravam, sest meie organisatsioonid on sageli väikesed ja ressursid piiratud.

Tõde on, et keskastme juht peab olema samaaegselt visionäär ja praktik, strateegiline mõtleja ja detailide meister. See pole kerge, aga see on võimalik. Küsimus on, kuidas?

Visioon kui GPS, mitte kui luuletus

Esimene viga, mida paljud juhid teevad, on visiooni esitlemine abstraktse kontseptsioonina. “Oleme kliendikeskne innovaatiline organisatsioon” kõlab küll ilusasti, aga mida see tähendab laotöötajale, kes peab päevas 200 pakki komplekteerima?

Võta visioon lahti osadeks ja tõlgi see igapäevasesse keelde. Visiooni tuleb käsitleda kui GPS-i, mitte kui luuletust seinal. GPS näitab suunda, aga ka konkreetseid pöördeid, mida teha.

Näiteks üks Tallinna IT-ettevõtte keskjuht, kellega hiljuti vestlesin, tegi midagi geniaalselt lihtsat. Ta võttis ettevõtte visiooni “Oleme Baltimaade juhtiv digilahenduste partner” ja tõlkis selle oma arendusmeeskonnale nii: “See tähendab, et iga koodirida, mille kirjutame, peab olema piisavalt hea, et keegi teine Baltimaades tahaks seda kasutada. Iga lahendus peab olema skaleeritav. Iga dokumentatsioon peab olema nii selge, et partner saaks sellest aru.”

Äkki muutus abstraktne visioon konkreetseks kvaliteedistandardiks. Arendajad said aru, miks neil palutakse rohkem aega dokumenteerimisele kulutada. See polnud enam bürokraatia, vaid samm visiooni poole.

Mikro-visioonid igapäevases töös

Teine praktiline tehnika on luua nn “mikro-visioonid” – väikesed, konkreetsed eesmärgid, mis on selgelt seotud suurema visiooniga.

Näiteks MIT Sloan School of Management uuring näitas, et meeskonnad, kus iga projekti alguses selgitatakse selle seost organisatsiooni visiooniga, on 45% tõenäolisemalt edukad ja 60% rohkem pühendunud (MIT Sloan Review, “Connecting Daily Work to Company Purpose”, 2022).

Kuidas seda teha? Iga projekti, arenduse või isegi koosoleku alguses küsi ja vasta kolmele küsimusele:

• Miks me seda teeme? (seos visiooniga)
• Mida see meie klientidele/partneritele annab? (väline väärtus)
• Kuidas see meie meeskonda tugevamaks teeb? (sisemine väärtus)

Need küsimused aitavad luua silla abstraktse visiooni ja konkreetse tegevuse vahel. Inimesed hakkavad nägema mustrit ja seoseid.

“Väärtuste tõlkimine” igapäevasteks otsusteks

Väärtused on sageli veelgi abstraktsemad kui visioon. “Ausus”, “innovatsioon”, “koostöö” – kõlavad ilusasti, aga mida need tähendavad, kui sul on kaks tundi aega enne projekti tähtaega?

Üks Tartu tootmisettevõtte keskjuht lahendas selle väljakutse kunagi nii – ta kasutas “väärtuste tõlkimise” meetodit. Ta võttis iga organisatsiooni väärtuse ja lõi juurde sellele 3-5 konkreetset käitumisreeglit:

Ausus:

• Räägime probleemidest kohe, mitte siis kui on juba hilja
• Tunnistame vigu ilma süüdlasi otsimata
• Anname tagasisidet otse, aga lugupidavalt

Koostöö:

• Jagame infot proaktiivselt, mitte ainult siis kui küsitakse
• Aitame kolleege ka siis, kui see pole meie KPI
• Küsime abi enne, kui olukord muutub kriitiliseks

Nii lähenedes said töötajad palju paremini aru, mida “väärtuspõhine juhtimine” praktiliselt tähendab. See polnud enam tühi sõnakõlks, vaid konkreetsed käitumisjuhised.

Kahe-suunaline kommunikatsioon

Suurim viga, mida keskjuhid sageli teevad, on ühesuunaline kommunikatsioon. Nad räägivad visioonist ja väärtustest, aga ei kuula, kuidas need praktikas toimivad või ei toimi.

Seda kinnitab ka teadus. Näiteks Harvard Business Review uuring näitas, et organisatsioonides, kus keskjuhid regulaarselt koguvad tagasisidet visiooni rakendamise kohta, on strateegia elluviimine 3,5 korda edukam (HBR, “Why Strategy Execution Unravels”, 2022).

Praktiline nipp sulle juhina: vii läbi 1x kuus “visiooni tervisekontroll”. See on 30-minutiline kohtumine, kus küsid meeskonnalt:

• Milliseid otsuseid tegime sel kuul, mis toetasid meie visiooni?
• Kus pidime visiooni ja praktilise vajaduse vahel kompromisse tegema?
• Mida saame teha, et visioon oleks järgmisel kuul veel selgem?

See annab sulle väärtuslikku infot, mida ülespoole raporteerida, ja näitab meeskonnale, et sa võtad nende praktilisi väljakutseid tõsiselt.

Loo oma “tõlke-sild”

Kõige võimsam tööriist, mida olen näinud edukatel keskjuhtidel kasutavat, on see, mida ma nimetan “tõlke-sillaks”. See on visuaalne või kontseptuaalne mudel, mis aitab meeskonnal näha, kuidas igapäevane töö ja pikaajaline visioon on omavahel seotud.

Näiteks kasutas üks logistikafirma juht seda kunagi nii:

Visioon: Parim logistikapartner Baltimaades Tõlge meeskonnale: Iga päev = Üks samm

• Täna: Täpsed tarned => see tähendab: Usaldusväärsus
• Sel nädalal: Protsessi parendused => see tähendab: Efektiivsus
• Sel kuul: Kliendi tagasiside => see tähendab: Partnerlus
• Sel aastal: Uued teenused => see tähendab: Juhtpositsioon

See lihtne mudel aitas meeskonnal mõista, kuidas nende igapäevane töö – olgu see siis ühe paki õigeaegne kohaletoimetamine või väike protsessi parendus – panustab suuremasse pilti.

Praktiline tegevuskava

Kuidas siis olla juht, kes rahuldab nii ülemuse ootusi visioonipõhisele juhtimisele kui ka meeskonna vajadust praktilise juhendamise järele? Siin on tegevuskava:

1. Tee visioon nähtavaks igapäevatöös

Ära räägi visioonist ainult kord aastas strateegiapäeval. Seo see iga projektiga, iga otsusega. Kasuta fraase nagu “See aitab meil liikuda visiooni suunas, sest…”

2. Ole ise näide

Kui räägid innovatsioonist, aga ise uusi ideid ei proovi, on su sõnadel vähe kaalu. Näita oma käitumisega, kuidas väärtused praktikas välja näevad.

3. Tunnusta “visiooni võite”

Kui keegi teeb midagi, mis eriti hästi visiooni toetab, too see esile. “Sinu lahendus kliendi probleemile on suurepärane näide sellest, mida me ‘kliendikesksuse’ all mõtleme.”

4. Ära karda konflikte tunnistada

Mõnikord on visioon ja praktika tõesti konfliktis. Ära teeskle, et seda pole. Tunnista väljakutset ja kaasa meeskond lahenduse leidmisse.

Leia ja loo tasakaal kahe maailma vahel

Keskjuhina kahe maailma vahel balanseerimine pole kerge, aga see on võimalik. Edu võti peitub nendes neljast põhimõttes:

• Tõlgi visioon konkreetseteks käitumisteks ja standarditeks – muuda abstraktne praktiliseks
• Loo mikro-visioonid igale projektile – näita, kuidas väike panustab suurde
• Sea üles kahesuunaline kommunikatsioon – kuula, kuidas visioon praktikas toimib
• Ole ise sild visiooni ja igapäevatöö vahel – näita oma käitumisega teed

Lõpuks on oluline mõista, et sa ei pea valima visiooni ja praktika vahel. Sinu töö ongi nende kahe ühendamine. Nagu ütles üks eespool mainitud kogenud juht: “Hea keskjuht on nagu tõlk – ta räägib mõlemat keelt vabalt ja aitab osapooltel üksteist mõista.”

Küsimused mõtisklemiseks juhile

1. Kuidas sa praegu oma meeskonnale organisatsiooni visiooni selgitad? Kas nad näevad seost oma igapäevase töö ja visiooni vahel?
2. Millised on kolm konkreetset käitumist, mis sinu meeskonnas näitaksid, et organisatsiooni väärtused on elus?
3. Kui sageli küsid oma meeskonnalt tagasisidet selle kohta, kuidas visioon ja igapäevane töö praktikas kokku sobivad?

Kaido Pajumaa, juhtide ja meeskondade koolitaja

www.motivaator.ee