Kuidas luua meeskonnas selge arusaam vastutusaladest, et vältida nii üksteise töösse sekkumist kui ka “hallide alade” tekkimist?
Kas oled kunagi sattunud tööolukorras mõttele: „See ei ole üldse minu vastutusala, miks ma sellega tegelen?”? Või vastupidi – oled avastanud, et mingi oluline ülesanne jääb soiku, sest arvati, et keegi teine tegeleb sellega?
Need on tüüpilised märgid ebaselgetest vastutusaladest ja nö „hallidest aladest” meeskonnatöös. Näiteks Deloitte 2019. aasta uuringu kohaselt peavad 65% töötajatest oma tööülesandeid liiga laialivalguvaks ja halvasti määratletuks (Wigert & Harter, 2019).
Eriti terav on see probleem tööstusettevõtetes, kus erinevate osakondade koostöö on kriitilise tähtsusega:
- Müügiesindaja lubab kliendile tarnekuupäeva, konsulteerimata tootmisjuhiga.
- Tootearendus viib sisse muudatuse, informeerimata laohaldurit vajalikest uutest komponentidest.
- Turundus käivitab kampaania, rääkimata läbi müügiosakonnaga.
Need on vaid mõned näited, kuidas ebaselged vastutusalad võivad viia konfliktide ja kaoseni.
Kuidas siis juhina luua selgust vastutusalades ja piirides? Kuidas saavutada see, et inimesed mõistaksid nii enda rolli kui ka teiste omi? Vaatame järgnevalt praktilisi viise, kuidas seda teha.
Vastutuse maatriksi loomine
Üks tõhus viis sedalaadi selguse loomiseks on “vastutuse maatriks” ehk RACI-maatriks, mis aitab ära kaardistada kõik olulised tegevusvaldkonnad ja nendega seotud rollid:
- Tee nimekiri kõigist olulistest ülesannetest või projektidest, mida sinu meeskond teeb. Jaga need vajadusel väiksemateks alamülesanneteks.
- Määratle iga ülesande jaoks rollid:
- R (Responsible) – Kes on otseselt vastutav ülesande täitmise eest?
- A (Accountable) – Kes vastutab lõpptulemuse eest ja omab lõplikku otsustusõigust?
- C (Consulted) – Kellega tuleb konsulteerida, et saada sisendit või tagasisidet?
- I (Informed) – Keda tuleb otsuste ja progressi osas informeerida?
- Täida maatriks, määrates igale ülesandele vastava rolli täitja(d). Iga rea kohta peaks olema vaid üks “A” (lõplik vastutaja), kuigi “R” võib olla mitu.
- Analüüsi maatriksit – Kas kellelgi on liiga palju vastutust? Kas mõni oluline roll või inimene on jäänud kahe silma vahele? Tee vajalikud muudatused.
- Jaga ja selgita maatriksit kõigile asjaosalistele. Veendu, et kõik saavad ühtmoodi aru oma rollidest ja vastutusest.
Maatriksi loomine võib tunduda ajamahukas, aga see on väärt investeering, sest võib nähtavale tuua palju võimalikke pingekohti ning rollisegadust meeskonnas.
Pane tähele! RACI-maatriksit ja selle alternatiive ei tohiks kunagi kasutada nö jõumeetodina, mida kahjuks sageli näeb. Sedalaadi tööriistade efektiivsus tuleb eelkõige välja siis, kui meetod toob nähtavale rollikonfliktid meeskonnas, mida siis juhi eestvedamisel turvaliselt lahendama saab hakata.
Kahjuks paljud juhid kasutavad seda aga nii, et teevad maatriks ära, panevad selle kontorisse seinale ning ootavad imede juhtumist. Kahjuks toob selline jäik lähenemine üldjuhul probleeme juurde, mitte ei lahenda neid, sest inimesed tunnevad, kuidas neid surutakse raamidesse, kuhu nad enda arvates ei sobi. Ning kuna ei ole ka kohta ja formaati, kus sellest turvaliselt rääkida, tekib ajas üldjuhul pingeid isegi juurde.
Protsesside ja piiride kokkuleppimine
Teine oluline lähenemine on kokku leppida, KUIDAS erineva vastutusega inimesed koos töötavad. Millal ja kuidas toimub infovahetus? Millised on otsustusprotsessid?
Ka need on teemad, mida peetakse sageli nii iseenesest mõistetavaks, aga kuna inimeste vaated, harjumused ja ootused on erinevad, siis hakkavad need ajas tekitama koostöö asemel hoopis pingeid.
Kui müügiesindaja lubab kliendile tarneaega, peaks tal olema kohustus konsulteerida enne tootmisjuhiga – kas see on kokku lepitud või eeldame seda lihtsalt? Kui tootearendus teeb muudatusi, peab neil olema protsess laohalduri informeerimiseks – kas see on kokku lepitud või eeldame seda lihtsalt?
Mõned praktilised nipid:
- Visualiseeri protsesse – Kasuta voodiagramme või protsessikaarte, et näidata ära kokkupuutepunktid ja infovahetuse kohad erinevate rollide vahel.
- Loo ühtsed kommunikatsioonikanalid – Näiteks regulaarsed koosolekud osakondade esindajate vahel või jagatud projektihalduse platvorm.
- Tee kokkulepped otsustusõiguste osas – Millised otsused vajavad kooskõlastust, millised saab iga roll ise langetada?
- Julgusta küsimist ja konsulteerimist – Loo kultuur, kus inimesed ei karda üksteist segada, kui vaja infot või koostööd.
Mida suurem on läbipaistvus, selgemad ootused ja kõrgem psühholoogiline turvalisus üksteisega suhtlemisele, seda vähem tekib hallisid alasid.
Tulemuste mõõtmine ühiste eesmärkide kaudu
Ebaselguste ja „minu-sinu” mõtteviisi juured peituvad sageli ka selles, kuidas me tulemusi mõõdame ja tasustame. Kui iga osakond ajab taga vaid oma numbrit, on konfliktid kerged tulema. Aga kahjuks just nii tulemussüsteemid sageli üles ehitatud on – igal inimesel ja osakonnal oma eesmärk, mis sageli ei ole joondunud teise inimese või osakonna huvide, eesmärkide ja mõõdikutega.
Siin aitab fookuse nihutamine ühistele, ettevõtte tasandi eesmärkidele:
- Sea ja kommunikeeri ühiseid mõõdikuid – Kas saate osakondade üleselt kokku leppida mõned võtmenäitajad, mis on kõigi jaoks olulised? Näiteks käive, kasumlikkus, kliendi rahulolu? Viige see võimalikult mõõdetavale tasemele ning hoidke see prioriteedina igas osakonnas ja näidake, kuidas osakonna tulemused sellesse panustavad
- Loo ühiseid boonussüsteeme – Kas osa boonusest võiks sõltuda kogu ettevõtte, mitte vaid osakonna tulemustest?
- Tähista ühiseid võite – Kui meeskond saavutab midagi koos, tähista seda. See loob jagatud vastutuse ja uhkuse tunnet.
Mõte on lihtne – kui kõik teavad, et oleme ühes paadis, on vähem põhjust üksteise reviiridele astuda.
Konfliktide ja arusaamatuste käsitlemine
Isegi kõige paremate kavatsuste juures juhtub “rikkumisi” ja arusaamatusi. Oluline on taas, kuidas me neid käsitleme.
- Reageeri kiirelt – Mida kauem konflikt vindub, seda sügavamaks see läheb. Võta jutt üles kohe, kui märkad probleemi. Ära lükka ühtegi probleemi meeskonnas vaiba alla lootuses, et äkki laheneb ise ära.
- Keskendu käitumisele, mitte isikule – Ära süüdista inimest, vaid kirjelda probleemset situatsiooni või käitumist.
- Meenuta kokkuleppeid – Viita tagasi vastutuse maatriksile või protsesside kokkulepetele. Küsi, kuidas saaks neid paremini järgida. Paku välja, et räägime sellest koosolekul (mäletad, lahendus pole maatriksis, vaid see toob välja pingekohad, millest siis turvaliselt rääkida)
- Otsi koos lahendusi – Kaasa osapooled probleemi lahendamisse. Kuidas saaksime edaspidi sarnaseid olukordi vältida?
Konfliktid on paratamatud, aga nende hea juhtimisega saadame signaali, et kokkulepetest kinnipidamine on oluline.
Kokkuvõte – selge vastutus kui meeskonnatöö alus
Kokkuvõtteks – selgete vastutusalade loomine nõuab järjepidevat tööd, aga on ülioluline meeskonnatöö toimimiseks.
Neli põhimõtet, mida meeles pidada:
- Kaardista vastutusalad, nt RACI-maatriksi või analoogse süsteemi abil
- Loo selged protsessid ja kommunikatsioonikokkulepped – ja hoia tiim vastutavana nende täitmise eest
- Mõõda tulemusi jagatud eesmärkide kaudu – leidke midagi ühist, mis on oluline igas valdkonnas ja osakonnas
- Käsitle konflikte kiirelt ja lahenduskeskselt – ole liider mitte ainult tulemuste jälgimisel, vaid ka meeskonnas toimuvate protsesside juhtimises
Kui suudame juhina luua keskkonna, kus kõigil on selge arusaam oma rollist ja piiridest, oleme loonud tugeva vundamendi koostööks. See on eriti oluline tööstusettevõtetele, kus erinevate osakondade koostöö on edu võti.
Seega – võta täna aega, et vaadata oma meeskonna vastutusalasid värske pilguga. Küsi endalt:
- Kas kõigil on selge, mis on nende vastutus ja otsustusõigus?
- Millised on meie suurimad „hallid alad”, kus vastutus ja koostöö inimeste või osakondade vahel on ebaselge?
- Kuidas me üksteist teavitame ja kaasame olulistes küsimustes?
Neile küsimustele ausalt vastates saad astuda esimesed sammud selgema ja sujuvama meeskonnatöö suunas. See on investeering, mis tasub end igati ära – nii parema tööõhkkonna kui ka paremate tulemuste näol.
Küsimused mõtisklemiseks juhile
- Kuidas hindad praegu oma meeskonna selgust vastutusalade osas 10 palli skaalal? Mida saaksid teha, et seda parandada?
- Millised on kõige kriitilisemad või konfliktsemad lõikumiskohad erinevate osakondade vahel sinu ettevõttes?
- Kuidas saaksid julgustada oma meeskonda probleeme ja ebaselgusi julgelt ja varakult tõstatama?
Kaido Pajumaa, juhtide ja meeskondade koolitaja
