Miks ajajuhtimine pole aja juhtimise probleem (ja 3 võtmeoskust, mis sind päriselt produktiivseks muudavad)

Kas sul on hiljuti olnud päevi, kus töökoormus tundus hoomamatu? Kus sa küll üritasid pidevalt midagi ära teha, kuid õhtuks tundus, et oled jälle ajas maha jäänud? Või oled ehk mõelnud, miks mõned kolleegid näivad nii produktiivsed, isegi kui neil on samasugune ajaline surve nagu sinul?

Need on küsimused, millega paljud juhid silmitsi seisavad. Ja sageli tundub loogiline lahendus olevat ajajuhtimise koolitus – kui saaksime oma aega paremini planeerida, suudaksime rohkem ära teha, eks? Aga statistika näitab, et see pole alati tõhus. Näiteks leidis Gallupi 2023. aasta uuring, et ainult 27% töötajatest tunneb end oma aja peremehena, hoolimata ajajuhtimise koolitustest.

Milles siis asi? Kas tõesti ei suuda me oma 24 tundi ööpäevas mõistlikult ära kasutada? Või on mängus midagi sügavamat?

Aeg on võrdne, kuid produktiivsus mitte

Tegelikult on ju kõigil meist ööpäevas täpselt samapalju aega. Selles mõttes oleme täiesti võrdsed. Aga ometi on mõned meist palju produktiivsemad kui teised. Miks see nii on?

Mõtleme hetkeks olukorrale, kus sul on vaja teha midagi ebameeldivat või keerulist. Näiteks kirjutada aruanne, mida sa oled juba mitu päeva edasi lükanud. Ajaliselt oleks sul selle jaoks aega küll, aga miski hoiab sind tagasi. Võib-olla sa mõtled: “Ma ei tunne end praegu piisavalt inspireerituna” või “See on liiga keeruline, ma hakkan sellega pihta hiljem”.

See on hetk, kus asi pole mitte ajapuuduses, vaid milleski muus. Sa justkui saboteerid iseennast oma mõtetega. Sa lased oma sisemistel vastuoludel võimust võtta, selle asemel et neid juhtida.

Enesejuhtimine – võti tõelise produktiivsuseni

Siit jõuame enesejuhtimise mõisteni. See tähendab võimet reguleerida oma mõtteid, tundeid ja käitumist, et saavutada oma eesmärke. See on oskus tulla toime sisemiste vastuoludega ning suunata ennast tegudele ka siis, kui motivatsioon on madal.

Hiljutine McKinsey uuring näitas, et juhid, kes on head enesejuhtijad, on kuni 30% produktiivsemad kui nende vähem ennastjuhtivad kolleegid. See on märkimisväärne erinevus, mis näitab, et tõeline produktiivsus ei peitu mitte ainult ajajuhtimises, vaid ka enesejuhtimises.

Aga kuidas saada paremaks enesejuhtijaks? Siin on mõned praktilised nõuanded:

1. Sea selged eesmärgid
2. Kui sul on selge siht silme ees, on lihtsam ennast tegutsema sundida, isegi kui see pole alati meeldiv. Võta aeg maha, et mõelda läbi oma lühi- ja pikaajalised eesmärgid ning pane need kirja.
3. Õpi tundma oma “päästikuid”
4. Mis on need mõtted või tunded, mis panevad sind asju edasi lükkama? Kas see on hirm ebaõnnestumise ees? Täiuslikkuse ihalus? Märgates oma mustreid, saad neid paremini juhtida.
5. Arenda oma emotsionaalset intelligentsust
6. See tähendab oskust ära tunda ja reguleerida oma tundeid. Kui tunned ärevust või frustratsiooni, õpi neid tundeid aktsepteerima, selle asemel et neid vältida. See aitab sul tegutseda ka ebamugavates olukordades.
7. Kasuta “kahe minuti reeglit”
8. Kui miski tundub ületamatu, proovi pühendada sellele kaks minutit. Sageli on kõige raskem lihtsalt alustada. Pärast kahte minutit võid avastada, et oled valmis jätkama.
9. Kasuta intervallidega tööd
10. Isegi, kui on vaja mõni päriselt suur ülesanne lõpule viia, ja sa tead, et selle tegemine võtab mitu päeva, ära tööta selle kallal korraga kauem kui 1,5 – 2h. Ära sea eesmärgiks see ülesanne ära teha, vaid võta eesmärgiks endale valitud aeg selle ülesande kallal töötada. Kui see aeg täis saab, tee paus ning naase selle juurde näiteks taas homme.

Aga isegi enesejuhtimine pole piisav, kui me ei tegele kõige algelisema produktiivsuse komponendiga – tähelepanuga.

Tähelepanu juhtimine – kõige alus

Võib öelda, et just meie tähelepanu dikteerib meie kogemuse. See, millele me oma tähelepanu pöörame, saab meie reaalsuseks sel hetkel. Kui me keskendume oma hirmudele ja kahtlustele, siis see ongi meie tegelikkus. Aga kui suudame oma tähelepanu suunata lahendustele ja võimalustele, muutub ka meie perspektiiv.

Kujuta ette kahte juhti, kes seisavad silmitsi sama keerulise projektiga:

• Juht A keskendub kõigele, mis võib valesti minna. Ta muretseb tähtaegade, eelarvete ja meeskonna võimekuse pärast. Tema tähelepanu on probleemidel.
• Juht B tunnistab väljakutseid, aga suunab oma tähelepanu lahendustele. Ta otsib võimalusi, kuidas meeskonda toetada, protsesse tõhustada ja eesmärke saavutada.

Kumb juht on sinu arvates produktiivsem ja edukam? Ilmselt juht B, sest tema tähelepanu on suunatud progressile, mitte takistustele.

Nii et enne kui sukeldud järgmisesse ajajuhtimise koolitusesse, proovi esmalt teadlikult juhtida oma tähelepanu. Mõned näpunäited:

• Ole teadlik oma mõtetest
• Märka, millele sa oma vaimse energia suunad. Kas otsid probleeme või lahendusi? Kui leiad end negatiivselt mõttelt, proovi teadlikult oma fookust nihutada.
• Praktiseeri mindfulnessi
• See on oskus olla täielikult kohal käesolevas hetkes, ilma hinnanguid andmata. See aitab sul märgata oma mõttemustreid ja neid vajadusel ümber suunata.
• Elimineeri segajad
• Tähelepanu hajub kiiresti, kui oleme pidevalt häiritud meilitest, sotsiaalmeediast ja kolleegide küsimustest. Võta aega, et töötada segamatult, kas või 25 minutit korraga (Pomodoro tehnika).
• Keskendu ühele asjale korraga
• Multitaskimine on tähelepanu vaenlane. Selle asemel et püüda teha mitut asja korraga, suuna kogu oma tähelepanu ühele ülesandele. Sa võid olla üllatunud, kui palju rohkem sa nii valmis saad.

Inspireeriv edulugu

Ühel minu hiljutisel juhtimiskoolitusel jagas üks osaleja oma lugu. Ta oli aastaid püüdnud oma produktiivsust tõsta, proovides erinevaid ajajuhtimise tehnikaid, aga tulutult. Ta tundis end pidevalt ülekoormatuna ja läbipõlenuna.

Siis otsustas ta oma lähenemist muuta. Selle asemel et keskenduda oma ajale, hakkas ta tegelema oma mõtete ja tähelepanuga. Ta pani tähele, et sageli veetis ta tunde muretsedes tuleviku pärast või analüüsides mineviku vigu, selle asemel et keskenduda käesolevale hetkele.

Ta hakkas praktiseerima mindfulnessi, võttis aega eneseanalüüsiks ja õppis oma sisemisi vastuolusid juhtima. Tasapisi hakkas ta märkama muutusi. Ta suutis paremini keskenduda, tulla toime stressiga ja leida loovaid lahendusi.

Tema sõnul oli see ellu muutev. Ta mõistis, et produktiivsuse võti ei peitu mitte täiuslikus kalendris, vaid oskuses juhtida oma tähelepanu ja sisemisi protsesse.

Kokkuvõtteks

Seega, kui soovid tõsta oma produktiivsust juhina, alusta iseendast, mitte oma kalendrist. Õpi juhtima oma mõtteid, tundeid ja tähelepanu. See ei tule üleöö, see nõuab harjutamist ja püsivust. Aga kui suudad oma sisemist maailma juhtida, muutub ka väline maailm kergemini hallatavaks.

Lõppude lõpuks pole meil ju kunagi rohkem kui 24 tundi päevas. Aga meil on alati valik, kuidas me neid tunde veedame – kas probleemidele keskendudes või lahendusi otsides. Kui suudame oma tähelepanu teadlikult suunata, muutub ka meie produktiivsus ja edukus.

Niisiis, järgmine kord kui tunned, et aeg jookseb käest ära, vaata esmalt enda sisse. Küsi endalt:

• Millele ma praegu mõtlen?
• Mida ma praegu tunnen?
• Kuhu ma oma tähelepanu suunan?

Need lihtsad küsimused võivad olla esimene samm suurema produktiivsuse ja rahulolu suunas.

Küsimused mõtisklemiseks juhile:

1. Milliseid sisemisi takistusi oled märganud, kui on vaja teha midagi ebameeldivat või keerulist? Kuidas saad neid takistusi ümber raamistada?
2. Mõtle oma viimasele tööpäevale. Kui suur osa su tähelepanust kulus probleemidele ja kui palju lahendustele keskendumisele? Mida saaksid teha teisiti?
3. Mis on üks asi, mille võtad kohe ette, et oma tähelepanu teadlikumalt juhtida? Kas see on mindfulnessi praktika, segamatute tööplokkide loomine või hoopis eneseanalüüs?

Kaido Pajumaa, juhtide ja meeskondade koolitaja

www.motivaator.ee