Mis on esimene praktiline samm, kui juhina märkad, et Su meeskonna energiatase on langenud ja tulemused hakkavad kannatama? 5 tõhusat võtet olukorra kontrolli alla saamiseks

Kas ka sinu meeskonnas on olnud (või on täna!) perioode, kus meeskonna energiatase näib olevat madalam kui tavaliselt? Kus inimesed tunduvad vähem entusiastlikud ning produktiivsus hakkab kannatama? Kui jah, siis pole sa selles üksi.

Uuringud näitavad, et lausa 89% töötajatest kogeb mingil hetkel tööstressi ja läbipõlemist (Atlassian, 2021). IT-sektoris on see eriti suur väljakutse, kus kiired tähtajad, pidevad muutused ja kõrged ootused on igapäevased.

Aga kuidas sina juhina aru saad, et su tiim on raskustes? Ja mis veelgi olulisem – mida saad teha, et olukorda parandada?

Tunnused, et meeskond on läbipõlemise äärel

Esimene samm on osata ära tunda märke, et meeskonna energia hakkab otsa saama. Mõned levinumad tunnused:

• Produktiivsuse langus: Ülesandeid jääb rohkem tähtajaks tegemata või kvaliteet kannatab. Kui varem suutis su meeskond toimida nagu kellavärk, aga nüüd hakkavad aina rohkem asju ununema või venima, on see ohumärk.
• Negatiivne hoiak: Inimesed on vähem entusiastlikud, kurdetakse rohkem, tekib rohkem konflikte. Kui kuuled oma meeskonnalt järjest rohkem negatiivseid kommentaare, näiteks “See ei tööta nagunii”, “Mis mõttega me seda teeme?”, on aeg sekkuda.
• Suurem puudumiste arv: Inimesed võtavad sagedamini haiguspäevi või hiilinevad. Töötajad, kes varem alati kohal olid, hakkavad järsku rohkem puuduma või lahkuma täpselt kell 17:00, on see ohu märk.
• Vähenenud algatusvõime: Keegi ei paku välja uusi ideid, kõik lihtsalt “teevad oma tööd”. IT-sektoris on innovatsioon eluliselt tähtis. Kui su meeskond lihtsalt täidab käske, mitte ei tule välja uute ideedega, on miski viltu.

Kui märkad neid tunnuseid, on oluline tegutseda kiiresti. Mida kauem lasta probleemil süveneda, seda raskem on usutavasti seda hiljem ka lahendada.

5 strateegiat meeskonna energiataseme tõstmiseks

Siin on viis praktilist sammu, mida saad juhina astuda, et oma tiimi toetada ja olukord kontrolli alla saada:

1. Alusta avatud vestlusega

Esimene asi – räägi oma inimestega! Korralda meeskonnaga koosolek, kus arutate ausalt olukorda. Jaga oma tähelepanekuid, aga anna ka neile võimalus rääkida oma perspektiivist. Mõned küsimused, mida küsida:

• Mis on teie jaoks praegu kõige suuremad väljakutsed? Proovi siin kasutada “5 Why” tehnikat – küsi “miks” kuni 5 korda, et jõuda probleemi tegeliku tuumani.
• Mis aitaks teil oma tööd paremini teha? Julgusta neid mõtlema “kastist välja”. Näiteks: “Kui ressursid poleks takistuseks, mida sa teeksid teisiti?”
• Kuidas saaksin mina teid rohkem toetada? Palu konkreetsust. Kui nad ütlevad “rohkem suhtlust” või “rohkem tagasisidet”, küsi näiteks “Mis tüüpi suhtlust sa kõige rohkem vajad? Kui tihti? Mis formaadis?”

Oluline on luua turvaline ja avatud õhkkond. Näita, et sa tõesti kuulad ja väärtustad nende sisendit. Kui nad tunnevad, et sa oled päriselt nende poolel, on nad palju altimad sinuga koostööd tegema.

2. Seadke koos selged prioriteedid

Tihti põhjustab läbipõlemist tunne, et tööd on lihtsalt liiga palju. Siin saad juhina aidata seada selgeid prioriteete. Vaata koos meeskonnaga üle kõik projektid ja ülesanded. Otsustage koos:

• Millised ülesanded on kõige olulisemad ettevõtte eesmärkide jaoks? Kasuta Eisenhoweri (Kiire-Oluline) maatriksit, et jagada ülesanded tähtsuse ja ajakriitilisuse järgi nelja kategooriasse: Keskendu, Planeeri, Elimineeri, Delegeeri. Keskendu I kvadrandile (tähtis ja edasilükkamatu).
• Mida saab edasi lükata või üldse ära jätta? Küsi iga ülesande puhul: “Mis juhtuks, kui me seda ei teeks?” Kui mõju on väike, kaaluge selle edasilükkamist või elimineerimist.
• Kuidas saab töökoormust meeskonna vahel paremini jagada? Proovi rakendada “koos töötamise” põhimõtteid – pane inimesed koos ülesandeid lahendama. See soodustab teadmiste jagamist ja vähendab ülekoormust.

Eesmärk on anda inimestele fookus ja tunne, et neil on kontroll olukorra üle. Vahel on vähem rohkem – kui keskenduda vähematele, aga olulistele asjadele, on tulemus parem nii meeskonna heaolule kui ettevõtte edule.

3. Paku paindlikkust ja autonoomiat

Uuringud näitavad, et autonoomia on üks võtmetegureid töötajate motivatsiooni ja rahulolu jaoks (Gagne & Deci, 2005). Eriti IT-sektoris hindavad inimesed võimalust ise otsustada, kuidas ja millal oma tööd teha.

Mõned viisid, kuidas seda toetada:

• Usutavasti teed seda juba niikuinii, aga siiski … proovi võimalikult paindlikku töötamist (nt kaugtöö, libisev tööaeg). Katseta 4-päevase töönädala või tulemuspõhise tööaja mudeliga. Loo selged ootused väljunditele, aga lase inimestel ise otsustada, millal ja kus nad töötavad.
• Anna meeskonnale rohkem otsustusvabadust oma töö planeerimisel. Rakenda Scrum metoodikat, kus meeskond ise planeerib ja juhib oma tööd 1-4 nädalaste sprintide kaupa. Sinu roll on eemaldada takistusi ja pakkuda tuge.
• Väldi mikrojuhtimist, keskendu pigem tulemustele. Sea OKRid (Objectives and Key Results) – pane koos meeskonnaga paika ambitsioonikad, kuid saavutatavad eesmärgid ja mõõdikud. Jäta tee sinna jõudmiseks meeskonna otsustada.

Usaldus ja autonoomia aitavad suurendada pühendumust ja omanikutunnet. Kui töötajad tunnevad, et neil on kontroll oma töö üle, on nad palju motiveeritumad andma endast parimat.

4. Investeeri arengusse ja õppimisse

Sageli põhjustab stagnatsiooni tunne, et “ma ei arene ega õpi siin enam midagi uut”. Juhina saad näidata, et väärtustad oma inimeste arengut ja püüad luua keskkonda, kus see juhtuda saaks:

• Paku koolitusi ja arenguvõimalusi, mis vastavad nende huvidele. Kasuta päriselt arendavaid arenguvestlusi, et kaardistada iga töötaja arengueesmärgid. Loo personaalsed arengukavad, mis kombineerivad koolitusi, mentorlust ja väljakutseid.
• Julgusta teadmiste jagamist meeskonnas (nt sisekoolitused, hackathonid). Korralda regulaarseid “Õpi & Jaga” sessioone, kus meeskonnaliikmed annavad üksteisele mini-koolitusi. Loo õppimist ja eksperimenteerimist soodustav kultuur, nagu õppimiskultuuri loomise ekspert Amy Edmondson soovitab.
• Anna regulaarset tagasisidet ja tunnustust mitte ainult tulemuste, vaid ka arengu eest. Kasuta coachiva juhtimisstiili – esita avatud küsimusi, aktiivse kuulamise tehnikaid ja peegelda tagasi, et aidata töötajatel oma potentsiaali maksimeerida. Tähista edusamme ja “õppetunde”.

Tunne, et ettevõte investeerib nende arengusse, aitab tõsta motivatsiooni ja pühendumust. Kui inimesed tunnevad, et nad kasvavad ja arenevad, on nad palju vähem altid läbi põlema.

5. Tähistage ühiselt edusamme

Lõpuks, ära unusta tähistada koos oma meeskonnaga edusamme ja saavutusi, isegi väikeseid. See aitab hoida fookust positiivsel ja tugevdada meeskonna ühtsustunnet.

Mõned ideed:

• Korraldage iganädalane kokkusaamine, kus iga liige jagab oma “võite”. Proovi “15Five” formaati – igaüks jagab 15 minutit oma edusamme ja väljakutseid, seejärel on 5 minutit küsimusi ja arutelu. See hoiab kõik kursis ja loob ühtsustunnet.
• Tunnustage avalikult häid tulemusi (nt e-kirjaga, koosolekutel). Loo “Kuld-Hõbe-Pronks” süsteem, kus inimesed saavad nomineerida kolleege erinevates kategooriates (nt “Innovatsiooni eestvedaja”, “Kliendi lemmik”). Kuuluta võitjad igakuiselt välja.
• Tähistage suuremad verstapostid ühisüritusega (nt lõunasöök, väljasõit). Lisaks planeeri üllatustegevusi, mis pole tööga seotud – jalgpallimats kontoris, improteater, ühine hommikusöök. Regulaarsed mitteformaalsed koosviibimised tugevdavad sidet, mida kinnitavad selgelt erinevad töörahulolu uuringud.

Tähistamine näitab, et sa märkad ja hindad oma inimeste panust. See süstib positiivsust ja energiat, mis on läbipõlemise vastu parim ravim.

Juhtimise võti – jää inimlikuks!

Kõige olulisem on jääda inimlikuks. Sinu meeskond koosneb inimestest, mitte ressurssidest. Nad tahavad tunda, et sa hoolid neist ja väärtustad neid mitte ainult töötajatena, vaid inimestena.

Võta aega, et:

1. Küsida nende käekäigu kohta nii tööl kui eraelus.
2. Tunnustada nende panust ja tugevusi.
3. Pakkuda tuge, kui näed, et kellelgi on raske.
4. Tähista koos nendega nii tööalaseid kui isiklikke sündmusi.

See inimlikkus on sinu suurim vara juhina. Siiras hooliv suhtumine aitab luua usaldust ja pühendumust, mis omakorda aitab su meeskonnal ka rasketest aegadest edukalt läbi tulla.

Jah, IT-maailmas võib tempo olla kiire ja surve suur. Aga võti on selles, et ei kaotaks inimlikkust. Kui suudad juhina hoida fookust inimestel ja nende vajadustel, oled juba pool võitu saavutanud.

Nii et järgmine kord, kui märkad, et su meeskonnas on energiatase langemas – peatu, hinga sügavalt sisse ja alusta inimestest. Küsi, kuula, toeta. Just sellest algab tee tugevama ja ühtsema meeskonna poole.

Küsimused mõtisklemiseks juhile:

1. Milliseid läbipõlemise märke oled viimasel ajal oma meeskonnas tähele pannud?
2. Milline neist viiest strateegiast kõnetab sind kõige rohkem? Miks?
3. Kuidas saaksid näidata oma inimestele sel nädalal, et hoolid neist ja väärtustad neid?
4. Mis on sinu jaoks kõige suurem väljakutse inimliku juhtimisstiili rakendamisel?

Kaido Pajumaa, juhtide ja meeskondade koolitaja

www.motivaator.ee