Tagasiside kultuur meeskonnas: miks see on enamat kui lihtsalt probleemidest rääkimine

Kui küsida juhtidelt, kas nende meeskonnas on olemas tagasiside kultuur, vastavad paljud neist kindlalt jaatavalt. Aga kas oled sa enda jaoks päriselt lahti mõtestanud, mida tagasiside kultuur sinu jaoks tähendab? Kas see tähendab, et igapäevaselt räägitakse ja suheldakse kogu aeg töistel teemadel ning kui midagi läheb valesti, siis antakse ka “tagasisidet”?

Kui see nii on, siis võib sinu arusaam tagasiside kultuurist vajada veidi täiendamist. Nimelt peituvad siin kaks olulist probleemi:

1. Tagasiside tähendab sellises keskkonnas sageli ainult oma puudustest ja probleemidest kuulmist. See võib töötajates tekitada tunde, et tagasisidet saadakse ainult siis, kui midagi on halvasti.
2. Tagasiside andmine keskendub rohkem tööalastele teemadele, mitte inimestele endile. Tagasiside peaks hõlmama ka üksteisest rääkimist – käitumistest, ootustele vastamisest ja muust säärasest.

Statistika räägib enda eest

Hiljutine Gallup’i uuring näitas, et kuigi 98% juhtidest usub, et nende meeskonnas on olemas hea tagasiside kultuur, tunneb ainult 26% töötajatest, et nad saavad regulaarselt sisukat tagasisidet oma tööle.

Veelgi enam, McKinsey 2023. aasta uuring tõi välja, et ainult 29% töötajatest saab vähemalt kord nädalas positiivset tagasisidet oma edenemise kohta. Nende seas, kes saavad iganädalast tagasisidet, on tööga rahulolu tase lausa 40% kõrgem.

Need numbrid näitavad selgelt lõhet selle vahel, mida juhid arvavad tagasiside kultuuri kohta, ja mida töötajad tegelikult kogevad. Miks see nii on? Vaatame mõnda halva tagasiside kultuuri näidet lähemalt.

Halva tagasiside kultuuri tunnused

➢ Tagasiside ainult probleemide korral

Kui tagasiside tähendab sinu meeskonnas ainult seda, et probleemide korral kutsutakse töötaja “vaibale”, on see ohumärk. Selline lähenemine tekitab töötajates hirmu ja ärevust – nad õpivad tagasisidet kartma, sest see tähendab alati halbu uudiseid.

Näiteks mäletan juhtumit, kus üks juht kutsus oma alluva vestlusele sõnadega: “Peame rääkima sinu tööst viimasel ajal.” Töötaja veetis nädalavahetuse ärevuses, muretsedes, mida ta valesti on teinud. Esmaspäeval selgus, et juht tahtis teda hoopis tunnustada hea töö eest. Sellise piinava ärevuse oleks saanud vältida positiivsema sõnastusega.

➢ Tagasiside ainult ühele inimesele

Kui tagasiside antakse alati ainult nelja silma all, jääb meeskonnal tervikuna õppimismoment saamata. Samuti võib see tekitada tunde, et juht eelistab osasid töötajaid teistele.

Näiteks mainis üks spetsialist kord, et tema kolleeg sai juhilt kiita hea kliendiprojekti eest, aga teda ei mainitud, kuigi ta osales samas tiimis. Ta tundis end kõrvalejäetuna ja tema motivatsioon langes märgatavalt.

➢ Ühepoolne tagasiside

Kui tagasisidet antakse alati ainult ülevalt alla, juhilt alluvale, jääb meeskonnast mulje kui hierarhilisest süsteemist. See pärsib avatust ja usalduslikkust.

Üks juht tunnistas kunagi kord ausalt: “Ma kardan oma töötajatelt tagasisidet küsida, sest äkki nad ütlevad midagi, mida ma kuulda ei taha.” See näitab selgelt, kuidas ühepoolne tagasiside saab olla juhi enda hirmu väljendus.

➢ Üldine ja ebamäärane tagasiside

Kui tagasiside on liiga üldine, näiteks “Sa oled viimasel ajal hästi töötanud”, ei anna see töötajale tegelikult midagi, mille najal areneda. Tagasiside peab olema konkreetne ja tuginema näidetele.

Üks inimene ühel koolitusel kirjeldas näiteks oma frustratsiooni umbes nii: “Mu juht ütleb alati, et ma pean oma müügitehnikaid parandama. Aga kui ma küsin täpsustust, ei oska ta midagi konkreetset välja tuua. Kuidas ma saan areneda, kui ma ei tea, mida täpselt muutma pean?”

Kuidas luua head tagasiside kultuuri?

Tõeline tagasiside kultuur on midagi enamat kui lihtsalt probleemidest rääkimine. See on keskkond, kus inimesed tunnevad end turvaliselt ja väärtustatult, kus nad teavad, et nende arengut toetatakse nii heas kui halvas.

Kuidas seda saavutada? Siin on mõned sammud:

1. Muuda positiivne tagasiside normiks
2. Võta eesmärgiks anda igale töötajale vähemalt üks positiivne tagasiside nädalas. See ei pea olema midagi suurt – isegi väike märkamine, nagu “Panin tähele, kui professionaalselt sa seda keerulist kõnet käsitlesid”, võib olla väga mõjus. Tee sellest meeskonna rutiin – näiteks “Tagasiside Teisipäev”, kus kõik jagavad kellelegi tunnustust.
3. Tee tagasisidest meeskonnaüritus
4. Kaasa aeg-ajalt kogu meeskond tagasiside vestlustesse. Näiteks pärast suurt projekti tehke koosolek, kus igaüks saab jagada, mis läks hästi, mida saaks paremini teha, ja mida teistelt õpiti. Nii muutub tagasiside ühiseks õppimiskogemuseks.
5. Julgusta kahesuunalist tagasisidet
6. Näita eeskuju, küsides ise oma töötajatelt regulaarselt sisendit. Võid alustada näiteks iganädalase küsimusega: “Mida saan mina juhina teha, et sind sel nädalal paremini toetada?” See näitab, et väärtustad nende arvamust ja oled avatud arenguks.
7. Ole tagasisides spetsiifiline
8. Väldi ebamääraseid üldistusi ja too alati konkreetseid näiteid. Näiteks selle asemel, et öelda “Su töö oli suurepärane”, proovi midagi nagu “Mulle meeldis, kuidas sa selle projekti aruande üles ehitasid. Eriti graafik leheküljel 3 illustreeris väga hästi meie edenemist.” Mida detailsem, seda parem.

Mida teadus tagasiside kohta ütleb?

Teadusuuringud näitavad, kui oluline on hea tagasiside töötajate motivatsiooni ja pühendumuse jaoks. Üks uuring leidis, et töötajad, kes said regulaarselt kvaliteetset tagasisidet, olid 3,9 korda tõenäolisemalt oma tööga rahul kui need, kes tagasisidet ei saanud.

Teine uuring näitas, et töötajad, kelle juhid andsid neile vähemalt kord nädalas sisukat tagasisidet, olid 15% produktiivsemad ja 20% suurema tööga rahuloluga kui need, kes said tagasisidet harvemini või mitte kunagi.

Need uuringud rõhutavad tagasiside olulisust mitte ainult töötajate heaolu, vaid ka ettevõtte edukuse jaoks. Investeering tagasiside kultuuri on investeering oma inimestesse ja oma majandustulemustesse.

Inspireeriv edulugu

Ühes IT-ettevõttes võttis mõned aastad tagasi selle personalijuht eesmärgiks muuta tagasiside kultuuri kogu organisatsioonis. Ta alustas väikeste sammudega – tutvustas iganädalasi “kiidupostitusi” sisevõrgus, kus inimesed said üksteist tunnustada, ja võttis kasutusele kvartaalsed 360-kraadi tagasiside sessioonid.

Alguses oli vastuseis muidugi suur – inimesed kartsid, et see toob kaasa veel rohkem tööd ja ebamugavaid vestlusi. Aga ajapikku hakkas kultuur muutuma. Töötajad hakkasid ootama oma iganädalast doosi positiivset tagasisidet ja 360-kraadi sessioonid muutusid aruteludeks, kus kõik said konstruktiivselt panustada.

Aasta pärast oli töötajate pühendumuse näitaja tõusnud 35% ja klientide rahulolu kasvanud 20%. Tänaseks on see ettevõte tõusnud oma sektori üheks hinnatuimaks tööandjaks. Just see näitab, milline võimas mõju saab tagasiside kultuuril olla.

Kokkuvõte

Tõeline tagasiside kultuur on midagi enamat kui lihtsalt tööalane suhtlus. See on keskkond, kus inimesed tunnevad end turvaliselt ja väärtustatult, kus nii positiivset kui konstruktiivset tagasisidet jagatakse regulaarselt ja eesmärgipäraselt.

Selline kultuur ei teki üleöö – see nõuab teadlikku pingutust ja pühendumist juhilt. Aga see investeering tasub end kuhjaga ära – nii töötajate heaolu kui ettevõtte edukuse kaudu.

Seega, järgmine kord, kui ütled, et sinu meeskonnas on tugev tagasiside kultuur, mõtle veelkord – kas see tähendab päriselt seda, mida sa arvad? Kui ei, siis ehk on aeg see muutus ise teoks teha.

Küsimused mõtisklemiseks juhile

1. Kui aus olla, siis kui sageli annad oma töötajatele positiivset ja konstruktiivset tagasisidet? Kas see on pigem regulaarne rutiin või juhuslik tegevus?
2. Kas sinu töötajad julgevad sulle tagasisidet anda? Kui ei, siis mis võib olla selle põhjus? Mida saad teha, et luua avatum ja usaldusväärsem õhkkond?
3. Mis on üks konkreetne samm, mille saad astuda juba sel nädalal, et hakata oma meeskonnas tõelist tagasiside kultuuri looma? Loo endale tegevusplaan ja hakka tegutsema – su meeskond on seda väärt!

BOONUS! Testi oma meeskonna tagasiside kultuuri

Harjutus: Kas sinu meeskonnas on tegelikult tagasiside kultuur?

Paljud juhid arvavad, et nende meeskonnas on hea tagasiside kultuur, kuid tegelikkus võib olla hoopis midagi muud. Proovi seda ausat testi, et näha, kas sinu arusaam tagasiside kultuurist vajab ehk veidi täiendamist.

Hinda iga väidet skaalal 1-5, kus: 1 = Peaaegu mitte kunagi 2 = Harva 3 = Mõnikord 4 = Sageli 5 = Peaaegu alati

1. Kaldun andma tagasisidet pigem siis, kui midagi on valesti läinud, mitte niivõrd siis, kui midagi on hästi tehtud.
2. Jagan tagasisidet sagedamini üksikisikutega, mitte niivõrd kogu meeskonnaga.
3. Annan tagasisidet rohkem ühes suunas – minult alluvatele, kui vastupidi (ei küsi endale).
4. Minu tagasiside kipub olema mõnikord üldine ja ebamäärane, mitte konkreetne ja näidetepõhine.
5. Annan sageli tagasisidet ilma selge eesmärgi ja sihtideta, mille poole püüelda (vaid kirjeldan lihtsalt olukorda või puudust).
6. Kaldun andma tagasisidet harva, näiteks ainult aasta lõpus toimuvatel arenguvestlustel.
7. Tunnen, et meie organisatsioonis ei väärtustata ega julgustata regulaarset tagasiside andmist (pole tugevat organisatsiooni ülest tagasiside kultuuri).
8. Ma ei küsi kuigi sageli oma meeskonnalt, millist tagasisidet nad minult sooviksid.
9. Tunnen end mõnikord ebamugavalt negatiivset tagasisidet andes, sest kardan, et see võib tekitada konflikte.
10. Mõtlen vahel, et minu meeskond teab niigi, kui hästi nad töötavad, ilma et ma peaksin neile seda ütlema.

Nüüd liida oma punktid kokku ja vaata tulemusi:

• 35-50 punkti: Kuigi sa võid arvata, et teie meeskonnas on hea tagasiside kultuur, näitab see tulemus, et tegelikult on teil veel arenguruumi. Selline lähenemine tagasisidele ei pruugi toetada sinu meeskonna arengut nii hästi kui võiks. Tasub oma arusaama tagasiside kultuurist natuke kohandada ja hakata teadlikult tööle positiivsema, avatud ja eesmärgipärase tagasiside keskkonna loomise nimel.
• 20-34 punkti: Sinu meeskonna tagasiside kultuuril on mõned positiivsed elemendid, kuid on ka kohti, mida annaks parandada. Sinu meeskond võib tunda, et nad ei saa alati piisavalt tunnustust oma hea töö eest ja et tagasiside on vahel liiga ühepoolne. Proovi muuta tagasiside andmist veidi regulaarsemaks, spetsiifilisemaks ja rohkem kahesuunaliseks.
• 10-19 punkti: Suurepärane! Tundub, et sinu arusaam tagasiside kultuurist on üsna lähedane ideaalile. Jätka oma head tööd regulaarse, konkreetse ja eesmärgipärase tagasiside andmisel. Pea meeles ka ise tagasisidet küsida ja luua keskkond, kus kõik tunnevad end mugavalt nii positiivset kui konstruktiivset tagasisidet jagama.

Pea meeles, et tõelise tagasiside kultuuri loomine nõuab teadlikku pingutust ja pühendumist. Kui see test tõi välja mõned kitsaskohad sinu lähenemises, võta seda kui võimalust õppida ja kasvada nii juhina kui meeskonnana.

Sea endale konkreetsed eesmärgid tagasiside praktikate parandamiseks ja kaasa oma meeskond sellesse protsessi. Koos tegutsedes suudate luua keskkonna, kus kõik tunnevad end väärtustatuna ja motiveerituna andma endast parimat.

Kaido Pajumaa, juhtide ja meeskondade koolitaja

www.motivaator.ee