Kuidas anda oma juhi negatiivsetele suhtlemisviisidele tagasisidet nii, et see ei kõlaks süüdistusena ja teie normaalne suhe säiliks?

“Ma ei saa aru, miks ta peab alati niimoodi rääkima,” ohkas mulle eelmisel nädalal üks keskastmejuht. “Iga kord, kui teen ettepaneku, lükkab mu juht selle kohe tagasi, ja veel sarkastiliselt. Ma tahaks temaga sellest rääkida, aga… kuidas ma saan oma ülemusele öelda, et ta käitub valesti?”

See on küsimus, mida kuulen oma koolitustel pidevalt (ja saan palju ka kirju täiesti võõrastelt inimestelt). Ja see on arusaadav – Eesti organisatsioonides on paljud juhid endised head spetsialistid, kes on juhtimiskoolitust saanud minimaalselt (ja nendel pole selle vastu ka erilist huvi!). Sellest tulenevalt võivadki nad olla oma ala tõelised eksperdid, aga inimeste juhtimine ja konstruktiivne suhtlemine on jäänud tahaplaanile.

Seda kinnitab ka teadus. Nimelt Gallup’i 2023. aasta uuringu järgi on halvad suhted juhiga üks peamisi põhjuseid, miks inimesed töölt lahkuvad. Ometi kardab 67% töötajatest oma juhile ausat tagasisidet anda. Miks? Sest kardavad, et see võib kahjustada nende karjääri või igapäevast töösuhet.

Miks juhid vahel teravalt suhtlevad?

Enne kui hakkame rääkima tagasiside andmisest, püüame mõista, miks juhid üldse negatiivselt suhtlevad. Sageli pole see pahatahtlikkus, vaid hoopis:

Stress ja surve – juht on ise surve all ja kannab seda edasi. Üks tootmisjuht tunnistas mulle: “Ma ei saanudki aru, et olen hakanud töötajatega teravalt rääkima, kuni üks julges mulle öelda. Olin lihtsalt nii stressis muudatuse pärast, mis oli meie meeskonnas toimunud.”

Eneseteadlikkuse puudumine – paljud juhid ei tea, kuidas nende sõnad teistele mõjuvad. Nad arvavad, et on lihtsalt otsekohesed, aga töötajad tajuvad seda ründavana.

Kultuuriline taust – mõnes valdkonnas peetakse karmit suhtlusstiili normaalseks. “Meil ehituses räägitakse otse,” ütles üks projektijuht. “Aga ma ei mõistnud, et kontoris töötavad inimesed ootavad teistsugust lähenemist.”

Oskuste puudumine – lihtsalt ei osata teisiti. Kui sa oled kogu elu näinud ainult käskivat juhtimist, siis sa arvadki, et nii peabki juhtima.

Kolm sammast edukaks tagasiside andmiseks

Nüüd, kui mõistame tausta, vaatame, kuidas anda oma juhile tagasisidet nii, et see võetaks vastu ja tooks positiivseid muutusi. Siin on kolm olulist elementi, mida pean meeles pidama:

1. Rahu – ära räägi emotsiooni pealt

Kui su juht just hetk tagasi sinu idee maha tegi või sarkastiliselt kommenteeris, siis ära kohe reageeri. Ma tean, impulss on tugev – tahad kohe vastu öelda või kaitsta end. Aga see on kõige halvem hetk tagasiside andmiseks.

Üks personalijuht rääkis mulle oma kogemusest kunagi nii: “Mu juht kritiseeris mind teravalt meeskonna ees. Tahtsin kohe vastu vaielda, aga sundisin end vait olema. Järgmisel päeval, kui olin rahunenud, sain temaga rahulikult rääkida ja ta kuulas mind ära. Kui oleksin kohe reageerinud, oleks asi läinud ainult hullemaks.”

Oota vähemalt 24 tundi. Las emotsioonid jahtuvad. Siis saad oma sõnumi selgelt formuleerida ilma süüdistuste või emotsionaalse laenguta.

2. Raam – loo positiivne kontekst

Enne kui hakkad tagasisidet andma, loo vestlusele positiivne raam. See on kriitilise tähtsusega, sest juht peab mõistma, et su eesmärk pole rünnata, vaid parandada koostööd.

Näiteks võid alustada nii: “Mul on hea meel, et saan sinuga avameelselt sellest rääkida, sest meie koostöö on mulle väga oluline ja ma tahan, et see oleks veelgi parem.”

Või: “Ma hindan seda, et sa oled alati aus ja otsekohene. Just sellepärast julgen ka mina sulle ausalt öelda, kuidas mõned asjad mulle mõjuvad.”

See loob aluse konstruktiivseks vestluseks, mitte vastasseisuks.

3. Rolliteadlikkus – mõista oma positsiooni

Jah, ta on su juht. Aga see ei tähenda, et sa ei tohi tagasisidet anda. Juhi roll on juhtida ja juhendada, sinu roll on anda ausat tagasisidet, mis aitab teie omavahelist koostööd parandada.

Samas aga väldi igati “õpetamist” või üleolekut. Sa ei peaks ütlema oma juhile, kuidas ta peaks juhtima. Sa tahad jagada lihtsalt, kuidas tema käitumine sinule mõjub ja mida see sinu töövõimes muudab.

SBI mudel – konkreetne tagasiside ilma süüdistusteta

Üks kõige tõhusam viis tagasiside andmiseks on SBI mudel: Situation (olukord), Behavior (käitumine), Impact (mõju). See aitab hoida tagasiside konkreetsena ja vältida üldistusi.

See on väga levinud ja ka tunnustatud raamistik tagasiside andmiseks igas eluolukorras:

Situation: Kirjelda konkreetset olukorda “Eilsel meeskonna koosolekul, kui ma esitasin oma ettepaneku uue protsessi kohta…”

Behavior: Kirjelda konkreetset käitumist (mitte isikuomadust) “…sa ütlesid, et see on kõige rumalaim idee, mida oled kuulnud, ja naersid…”

Impact: Selgita, millist mõju see sulle avaldas “…see pani mind tundma, et mu panus pole väärtuslik ja ma ei julge enam ideid jagada. Ma tean, et sul on palju kogemusi ja ehk see idee polnudki hea, aga selline reaktsioon võtab minult üldse motivatsiooni proovidagi.”

Pane tähele – me ei ütle “sa oled ebaviisakas” või “sa ei austa mind”. Me räägime ainult konkreetsest käitumisest ja selle mõjust.

Praktiline tegevuskava

Kuidas siis täpselt toimida, kui tahad oma juhile tema suhtlusstiili kohta tagasisidet anda?

1. Vali õige aeg ja koht

Ära tee seda avalikult või kiirustades. Paku välja selleks eraldi aeg: “Kas leiaksime 15 minutit, et rääkida meie koostööst? Mul on paar mõtet, mis võiksid meid mõlemaid aidata.”

2. Kasuta mina-sõnumeid

Väldi “sina oled…” lauset. Kasuta “ma tunnen…”, “mulle mõjub…”, “ma märkan…”.

Näiteks:

• Halb: “Sa oled alati veidi kriitiline!”
• Hea: “Kui tagasiside tuleb väga teravalt, tunnen ma, et mu tööd ei väärtustata.”

3. Paku lahendusi

Ära jää ainult probleemi juurde. Paku konkreetseid alternatiive, kuidas mingis olukorras käituda:

“Mind aitaks väga, kui saaksin enne avalikku kriitikat sinuga kahekesi seda asja arutada. Või kui tagasiside tuleks koos soovitustega, kuidas paremini teha. Näiteks eile oleks saanud öelda: “See idee vajab veel läbimõtlemist, räägime pärast koosolekut, kuidas seda täiustada.”

4. Ole valmis dialoogiks

Juht võib olla reaalselt sinu mõtete peale üllatunud, või minna lausa kaitsepositsioonile. Ole valmis kuulama ka tema vaatenurka. Võib-olla ta ei teadnudki, et nii mõjub. Üks müügijuht rääkis mulle, et kui ta töötaja talle lõpuks ütles, kuidas tema sarkasm mõjub, oli ta šokeeritud. Juht arvas, et on lihtsalt humoorikas. Ta ei aimanud, et see teeb tegelikult haiget ja lõhub motivatsiooni.”

Kui juht ei võta tagasisidet vastu

Aga mis siis, kui oled kõike õigesti teinud, aga juht ikka ei muutu või isegi vihastab?

Esiteks, anna aega. Muutused ei toimu üleöö. Jälgi, kas märkad väikeseidki arenguid. Üks IT-spetsialist rääkis ühel koolitusel nii: “Mu juht ei muutunud kohe, aga märkasin, et ta hakkas end mõnikord poolel lausel pidurdama. See oli juba edusamm!”

Teiseks, kui olukord ei parane, kaalu järgmisi samme:

• Dokumendi oma negatiivsed kogemused (millal, mis juhtus, kuidas mõjus)
• Räägi personalijuhiga või oma juhi juhiga
• Viimase variandina – otsi uus töökoht (milleks kannatada!?)

Kunagi ütles üks finantsjuht mulle ausalt: “Ma proovisin kaks aastat oma juhiga toime tulla. Andsin tagasisidet, proovisin erinevaid lähenemisi. Lõpuks mõistsin, et mõned inimesed lihtsalt ei muutu. Läksin ära ja see oli parim otsus.”

Millega arvestada Eesti kontekstis?

Lõpetuseks veel üks oluline dimensioon, millega tasub Eesti organisatsioonide puhul arvestada:

Hierarhia austamine – meil austatakse traditsioone ja positsiooni (vähemalt vanemates ettevõtetes ja paljudes avaliku sektori organisatsioonides (nt koolid, muuseumid jms). See teeb juhile tagasiside andmise eriti delikaatseks. Lahendus: rõhuta, et austad tema positsiooni ja kogemust, mis paneb sind teada usaldama, ja just sellepärast tahad temaga ausalt rääkida.

Otsekohesus – eestlased väärtustavad ausust, aga mitte alati diplomaatiat. Kasuta seda oma kasuks – ütle, et tahad olla aus, nagu temagi (mitte nagu näiteks Jaapanis, kus kõike püütakse öelda läbi lillede)

Väike tööjõuturg – kõik tunnevad kõiki. See tekitab hirmu “halva maine” ees. Lahendus: hoia vestlus professionaalne ja konfidentsiaalne. Ära räägi sellest kolleegidega enne, kui oled juhiga rääkinud.

Kokkuvõte

Juhile negatiivse suhtlusstiili kohta tagasiside andmine pole lihtne, aga see on vajalik nii sinu heaolu kui ka kogu meeskonna toimimise jaoks. Pea meeles nelja olulist punkti:

• Oota, kuni emotsioonid on rahunenud
• Loo positiivne raam ja kontekst vestlusele
• Kasuta konkreetseid näiteid ja mina-sõnumeid
• Paku lahendusi, mitte ainult kriitikat

Lõpuks, tagasiside andmine on oskus, mida saab õppida. Mida rohkem praktiseerid, seda loomulikumaks see muutub. Ja kes teab – võib-olla just sinu aus tagasiside aitab sinu juhil saada paremaks liidriks, kellena ta ise tahab end näha.

Küsimused mõtisklemiseks juhile

1. Kui keegi sulle ütleks, et sinu suhtlusstiil on kohati liiga terav – kas sa oleksid valmis seda täna omaks võtma (teades, et sa ju ei tee seda sihilikult) või peaksid neid inimesi pehmodeks?
2. Milliseid signaale oled oma meeskonnalt märganud, mis võiksid viidata sellele, et nad kardavad sulle ausat tagasisidet anda?
3. Kuidas saaksid luua oma meeskonnas turvalisema keskkonna, kus inimesed julgeksid öelda, kui miski häirib või ei toimi?

Kaido Pajumaa, juhtide ja meeskondade koolitaja

www.motivaator.ee