Kuidas turgutada meeskonna energiat, kui projektid venivad liiga pikaks ja töötajad hakkavad kaotama entusiasmi?
Kas oled kunagi tundnud, kuidas meeskonna energia ja entusiasm hakkavad kaduma, kui projekt venib oodatust pikemaks? Projektid, mis algavad suure hurraaga, aga aja jooksul muutuvad loiumaks ja kulgevad raskemini kui peaks?
Sellised pikad ning kuluefektiivselt teostatavad projektid on tänapäeva majanduskeskkonnas paratamatus. Aga see, kuidas juht sellises situatsioonis motivatsiooni ja entusiasmi üleval hoiab, on kriitiline juhtimisoskus. Ka uuringute järgi töötab vaid 13% ülemaailmsetest töötajatest tööl olles pühendunult (Gallup, 2022). Kuidas saab juht seda näitajat enda meeskonnas paremaks muuta?
Meeskonna energia allakäigu sümptomid
Enne kui saame hakata probleemi lahendama, peame mõistma, kuidas meeskonna motivatsioonilangus väljendub. Siin on mõned märgid, mida tasub silmas pidada:
- Tähtaegadest mitte kinnipidamine muutub sagedasemaks
- Töögraafik venib järjest pikemaks, aga tulemused ei tule paremad
- Koosolekutel valitseb vaikus ja passiivsus
- Uusi ideid pakutakse vähem välja
- Töötajad hakkavad aruteludest ja koosolemisest eemale hoidma
Kui märkad kasvõi mõnda neist sümptomitest, on aeg võtta meeskonna energiataseme tõstmine oma prioriteediks.
Juhi roll meeskonna motiveerimisel
Selleks, et meeskonna energia ning motivatsioon püsiks, on juhi vastutus luua keskkond, kus inimesed tahavad anda endast parima ka siis, kui projekt venib ja väsimus hakkab tekkima. Siin on mõned võtted, millega juht saab meeskonda pikaajalise projekti vältel innustada:
1. Kommunikeeri visiooni ja lõppeesmärki
Mida teha: Rõhuta projekti laiemat mõju ja tähendust. Aita meeskonnal mõista, kuidas nende töö sobitub suuremasse pilti.
Kuidas teha:
- Korralda regulaarseid koosolekuid, kus vaatate üle, kuhu olete jõudnud ja kuhu lähete
- Jaga projekti kohta positiivseid kliendiarvamusi või andmeid, mis näitavad edu
- Meenuta meeskonnale, miks see projekt on organisatsioonile ja klientidele oluline
2. Tähista vahe-edusamme
Mida teha: Loo projektis vahefinišid või olulised teetähised, mida saate tähistada. See hoiab motivatsiooni üleval ja annab saavutustunde.
Kuidas teha:
- Jaga projekt väiksemateks etappideks ja pane paika tähtajad
- Korralda pärast iga etapi lõppu ühisüritusi (nt meeskonnalõuna, pitsapärastlõuna)
- Anna tunnustust neile, kes on etapi lõpus eriti tugevalt panustanud
3. Loo meeskonnas turvalisuse ja usalduse õhkkond
Mida teha: Näita üles siirast huvi ja hoolivust oma töötajate ning nende arvamuste suhtes. Loo keskkond, kus inimesed julgevad oma muresid jagada ja abi küsida.
Kuidas teha:
- Vii läbi regulaarseid 1:1 vestlusi, kus sa ei räägi ainult tööst, vaid uurid ka inimese enesetunnet
- Paku rohkem võimalust teha kodukontori päevi või paindlikku töögraafikut
- Ole ise avatud ja aus oma väljakutsete osas, et näidata haavatavust – küsi ja aktsepteeri tagasisidet
4. Kaasa meeskond otsustesse
Mida teha: Anna inimestele sõnaõigus projekti puudutavates küsimustes. See suurendab omanikutunnet ja pühendumist.
Kuidas teha:
- Küsi enne olulisi otsuseid meeskonna arvamust ja ettepanekuid
- Jaga infot projekti eesmärkide ja tulevikusuundade kohta
- Julgusta töötajaid pakkuma välja uusi ideid ja lahendusi
5. Võimalda arengut ja õppimist
Mida teha: Kasuta projekti kui võimalust oma inimeste oskuste arendamiseks. See aitab hoida huvi ja motivatsiooni.
Kuidas teha:
- Määra inimestele selliseid ülesandeid, mis on neile väljakutseks ja arendavad nende oskusi
- Võimalda osalemist koolitustel või konverentsidel
- Loo mentorlusprogramm, kus kogenumad töötajad juhendavad uuemaid
Praktiline lugu
Toon näitena ühe juhi, kellega ma hiljuti koostööd tegin. Tema meeskond töötas juba kuus kuud ühe suure kliendiprojekti kallal. Alguses oldi elevil ja täis indu, aga mida aeg edasi, seda enam hakkas energia raugema (ka klient ise ei olnud lihtsate killast!).
Juht otsustas katsetada eespool välja toodud nippe. Esiteks hakkas ta oma iganädalastel koosolekutel rõhutama projekti olulisust ja mõju klientide elule. Ta kutsus paar kliendi töötajat ka otse meeskonnale rääkima, kuidas nende senine töö on neile kasulik olnud.
Teiseks tegi juht projektiplaanis mitmed muudatused, et luua rohkem vahe-eesmärke. Iga saavutatud etappi tähistati kas meeskonnaürituse või väikese preemiaga.
Kolmandaks võttis juht aja maha, et iga töötajaga personaalselt vestelda. Ta uuris, kuidas neil päriselt läheb, mis neid murelikuks teeb ja kuidas ta saaks neid paremini toetada. See lõi meeskonnas palju usaldusliku ja avatud õhkkonna.
Neljandaks kaasas juht meeskonda palju rohkem otsustesse (varem tegi seda viisakusest, aga nüüd hakkas päriselt huvi tundma). Enne olulisi valikuid küsis ta alati nende arvamust ja ettepanekuid. See pani inimesed tundma, et nende panus on oluline.
Lõpuks viiendaks jälgis juht, et igaühel oleks projekti vältel võimalus areneda ja uusi asju õppida. Ta delegeeris inimestele uusi väljakutseid ja julgustas teadmiste jagamist meeskonnasiseselt.
Tulemus? Mõne kuuga oli meeskonna energia ja pühendumus silmnähtavalt paranenud. Projekt sai edukalt ja õigeaegselt valmis ning klient oli väga rahul. Aga veelgi olulisem – meeskond tundis uhkust oma saavutuste üle ja oli valmis uuteks väljakutseteks.
Kokkuvõte: Ole innustav juht ka rasketes oludes
Meeskonna motivatsiooni hoidmine pikaajaliste ja keerukate projektide ajal pole kerge ülesanne. See nõuab juhilt tähelepanelikkust, empaatiat ja järjepidevust. Aga kui suudad luua keskkonna, kus inimesed tunnevad end väärtustatuna ja inspireerituna ka siis, kui töö läheb raskeks, oled loonud midagi võimsat.
Artikli põhisõnumid kokku võttes:
- Pane tähele märke meeskonna motivatsioonilangusest
- Kommunikeeri selgelt projekti visiooni ja laiemat mõju
- Loo projektis vahe-eesmärke ja tähista edusamme
- Loo meeskonnas usalduse ja turvalisuse õhkkond
- Kaasa inimesi otsustesse ja julgusta uusi ideid
- Võimalda meeskonnaliikmetel areneda ja õppida
Seega, järgmine kord, kui tunned, et sinu meeskond hakkab pikal projektiteekonnal väsima, pea meeles neid põhimõtteid. Ole juht, kes innustab, kaasab ja arendab oma inimesi ka kõige keerulisemates oludes. Sest lõpuks taandub kõik usaldusele ja suhetele, mida oma meeskonnas lood.
Küsimused mõtisklemiseks juhile
- Milline on sinu meeskonna energia ja motivatsiooni tase praegu 10-palli skaalal? Mida saaksid teha, et seda parandada?
- Kui selgelt ja järjepidevalt kommunikeerid oma meeskonnale projekti visiooni ja laiemat mõju?
- Millal viimati tähistasite oma meeskonnas mõnda vaheeesmärgi saavutamist?
- Kui turvaliselt ja usaldusväärselt tunnevad end sinu töötajad, et oma muresid sinuga jagada?
Kaido Pajumaa, juhtide ja meeskondade koolitaja
